About this role
Beschäftigte:r im Verwaltungsdienst (m/w/d), EG 6 TV-H, unbefristet, Vollzeit (derzeit 40 Wochenstunden) Bewerbungsfrist: 20.07.2026 Einstellungsbeginn: 01.10.2026 Kennziffer: 39308 Aufgaben: - Verwaltung Hilfskraftverträge - Vorbereiten von unterschriftsreifen Anträgen für die Einstellung von studentischen Hilfskräften für die Abteilung Personal und Organisation, Bearbeitung aller relevanter Formulare für die Einstellung, Weiterbeschäftigung oder Beendigung von Verträgen von Hilfskräften - Diese Aufgabe beinhaltet: - Klärung mit den Kostenstellenverantwortlichen und mit Verwaltungskolleginnen: Vertragszeitraum, Vertragsstunden, Prüfung des Budgets - Abstimmung mit Studierenden: Einholung von Nachweisen, Dokumenten, wie Zeugnisse, Aufenthaltsgenehmigungen etc. - Haushaltswesen der Studienwerkstätten der Kunsthochschule - Mitarbeit bei der Haushaltsverwaltung der 13 Studienwerkstätten und in Vertretung der Studiengänge unter Anwendung rechnergestützter Haushaltsführung (SAP/ EBP) - Diese Aufgabe beinhaltet: - Bearbeitung von Beschaffungen nach den Vorgaben der Haushaltsabteilung: - Einholen von Angeboten, Beratung der bestellenden Werkstätten, Bearbeitung der Bestellungen, Selbständige Prüfung der Rechnungen bis zur „Sachlich-Richtig-Zeichnung“, - Kontoführung- und Buchung: u.a. Kostenstellen- und Titelzuordnung, Umbuchungen, Bearbeitung von Reklamationen und Mahnungen, Überwachung von Lieferungen, Selbständige Führung des Schriftverkehrs - Debitorenbuchhaltung: Erstellung von Rechnungen und Gutschriften in den Werkstätten, Kassenführung div. Werkstätten, - Controlling des Investitionsfonds der Studienwerkstätten: Beschaffung, Budgetverantwortung, Kontoführung, Analgenbuchhaltung - Allgemeine Verwaltungs- und Büroorganisation - Erteilung von Auskünften allgemeiner und fachspezifischer Art, die sich auf den Geschäftsbereich beziehen. Selbständig geführter Schriftverkehr, Klärung per E-Mail und Telefon, Post-Verteilung, Paketannahme, Ablage und Archivierung Voraussetzungen: Erwartet werden: - Gründliche und vielseitige Fachkenntnisse zur Erledigung der vorgenannten Aufgaben, z. B. durch eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem Verwaltungsberuf oder im kaufmännischen Bereich - Erfahrungen in der Sekretariatsführung - Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit EDV-Anwendungen (MS Office und SAP); wenn SAP-Kenntnisse bei Einstellung nicht vorliegen, müssen diese in Weiterbildungsangeboten der Universität unmittelbar nach Einstellung verpflichtend erlernt werden - Bereitschaft zur Weiterbildung einschließlich der Einarbeitung in neue Software - Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. B 2) und sicheres schriftliches Formulieren - Organisationstalent und die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten - Lösungsorientierte Eigeninitiative und Organisationsgeschick - Serviceorientierte Arbeitsweise - Freude am Umgang mit Studierenden und eine engagierte Mitarbeit an der Kunsthochschule Von Vorteil sind: - Kenntnisse des Tarifrechts und des Hessischen Hochschulgesetzes - Gründliche und vielseitige Kenntnisse der Haushaltsbestimmungen und der Drittmittelrichtlinien, sowie der Beschaffungsordnung des Landes Hessen Rechnungswesen und im Kaufvertragsrecht, - Englischkenntnisse Für Rückfragen steht Frau Dr. Katharina Benderoth, Tel.: +49 561 804-5386, Katharina.Benderoth(at) uni-kassel.de zur Verfügung.