About this role
Du liebst es, wenn Dinge gut organisiert sind, Angebote nicht liegen bleiben, Dokumente aktuell sind und Menschen sich auf klare Prozesse verlassen können? Dann könnte diese Rolle genau zu dir passen. Wir suchen eine strukturierte, verbindliche und mitdenkende Person, die unser Team im Vertriebsinnendienst, im Office Management und in der vorbereitenden Buchhaltung unterstützt – und dabei hilft, dass aus guten Ideen, Kundengesprächen und Projekten verlässliche Abläufe werden. Wer wir sind Wir sind zone35, ein kleines SaaS-Unternehmen aus Berlin-Kreuzberg. Mit unserer Software assisto.online unterstützen wir soziale und psychosoziale Einrichtungen dabei, ihre Arbeit digital, sicher und menschlich zu organisieren. Unsere Kund:innen arbeiten in Bereichen wie Suchtberatung, Schuldnerberatung, Sozialarbeit und psychosozialer Begleitung. Kurz gesagt: Unsere Software hilft Menschen, die anderen Menschen helfen. Damit wir weiter wachsen und unsere Kund:innen zuverlässig begleiten können, brauchen wir im Hintergrund jemanden, der den Überblick behält, nachhält, sortiert, vorbereitet und Dinge verbindlich zu Ende bringt. Deine Rolle Als Sales Operations & Office Management bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Vertrieb, Projektteam, Kund:innen und Buchhaltung. Du sorgst dafür, dass Angebote sauber erstellt und nachverfolgt werden, Unterlagen aktuell bleiben, Rechnungen und Belege vorbereitet sind und organisatorische Themen im Alltag zuverlässig laufen. Diese Rolle ist keine klassische Assistenzstelle im Hintergrund. Du übernimmst Verantwortung für wiederkehrende kaufmännische und organisatorische Prozesse – und hilfst uns, als kleines SaaS-Unternehmen professioneller, klarer und verlässlicher zu arbeiten. Was du bei uns machst Angebotsmanagement & Sales Operations Du unterstützt uns dabei, unsere Vertriebsprozesse besser zu strukturieren und verbindlich nachzuhalten. Zu deinen Aufgaben gehören: - Erstellung, Prüfung und Versand von Angeboten auf Basis bestehender Vorlagen - Pflege einer zentralen Angebotsübersicht mit Status, Fristen und nächsten Schritten - Nachverfolgung offener Angebote und Vorbereitung von Follow-ups - Abstimmung mit Vertrieb, Geschäftsführung und Projektteam - Vorbereitung von Auftragsbestätigungen und Übergabe relevanter Informationen an die Umsetzung - Pflege von Preislisten, Angebotsbausteinen und vertrieblichen Vorlagen - Unterstützung bei Ausschreibungen, Rahmenverträgen und kundenbezogenen Unterlagen Du stellst sicher, dass kein Angebot verloren geht und alle Beteiligten wissen, was als Nächstes zu tun ist. Dokumentenmanagement & Vorlagenpflege Unsere Produkte entwickeln sich weiter – und unsere Unterlagen müssen mitwachsen. Du kümmerst dich darum, dass wichtige Dokumente aktuell, auffindbar und sauber versioniert sind. Dazu gehören: - Pflege und Aktualisierung von Leistungsbeschreibungen, Preisblättern, Angebotsvorlagen und Vertragsunterlagen - Strukturierung digitaler Ablagen und Dokumentenordner - Qualitätssicherung von Dokumenten vor Versand an Kund:innen - Aktualisierung von Bestandsunterlagen bei neuen Produktständen, Preisen oder Modulen - Vorbereitung von Unterlagen für Kundentermine, Werkstattgespräche und Pilotprojekte - Aufbau einfacher Checklisten und Routinen für wiederkehrende Dokumentenprozesse Du hilfst uns, professionell aufzutreten – nach innen und nach außen. Office Management & Organisation Du bist eine zentrale organisatorische Anlaufstelle im Alltag und sorgst dafür, dass Informationen, Aufgaben und Anfragen an der richtigen Stelle landen. Zu deinen Aufgaben gehören: - Koordination von E-Mails, Telefon, Post, Terminen und Wiedervorlagen - Pflege interner Übersichten, Aufgabenlisten und Ablagestrukturen - Unterstützung bei Meetings, Protokollen und organisatorischer Nachbereitung - Weiterleitung von Kunden- und Supportanfragen an die richtigen Kolleg:innen - Erstellung und Pflege von Tickets oder internen Aufgaben - Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleg:innen - Organisation interner Abläufe rund um Büroalltag, Team und Administration Du bist die Person, die mitdenkt, nachfragt und dafür sorgt, dass Dinge nicht im Tagesgeschäft untergehen. Rechnungswesen, DATEV & vorbereitende Buchhaltung Wir stellen unser Rechnungswesen auf DATEV um. Du unterstützt uns dabei, diesen Bereich sauber, strukturiert und zuverlässig aufzubauen. Deine Aufgaben: - Unterstützung bei der Einführung und laufenden Nutzung von DATEV - Vorbereitung der Buchhaltung für Steuerberatung und Geschäftsführung - Prüfung, Zuordnung und digitale Ablage von Eingangs- und Ausgangsrechnungen - Vorbereitung von Ausgangsrechnungen auf Basis von Angeboten, Verträgen und Projektständen - Klärung offener Belege, Rechnungen und Zahlungsinformationen - Pflege von Übersichten zu offenen Posten, wiederkehrenden Leistungen und Abrechnungsständen - Abstimmung mit Steuerbüro, Geschäftsführung und internen Ansprechpartner:innen - Unterstützung bei Monatsübersichten und kaufmännischem Reporting Du musst keine Steuerfachkraft sein – aber du solltest Freude an Zahlen, Ordnung, Genauigkeit und klaren Abläufen haben. Was du mitbringst Du passt gut zu uns, wenn du gerne Verantwortung übernimmst, strukturiert arbeitest und Freude daran hast, Menschen und Prozesse zusammenzubringen. Wichtig sind uns: - Erfahrung im Büromanagement, Vertriebsinnendienst, kaufmännischer Assistenz, Office Management oder vorbereitender Buchhaltung - Sehr gute Selbstorganisation und ein hohes Maß an Verbindlichkeit - Genauigkeit bei Zahlen, Fristen, Dokumenten und Ablagen - Freude daran, offene Vorgänge aktiv nachzuhalten - Sicherer Umgang mit digitalen Tools, z. B. Microsoft Office, Teams, digitalen Ablagen oder Buchhaltungssystemen - Interesse an DATEV oder bereits Erfahrung damit - Kommunikationsstärke im Kontakt mit Kund:innen, Kolleg:innen und externen Partnern - Die Fähigkeit, aus unklaren Situationen Struktur zu machen - Offenheit für moderne SaaS-Produkte, digitale Prozesse und KI-gestütztes Arb