About this role
Für das neu gegründete Dezernat VI Internationale Angelegenheiten suchen wir eine/n Verwaltungsbeschäftigte/n für das Dezernatssekretariat (m/w/d) Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt. Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen. Wir streben eine Erhöhung des Anteils von Frauen in unterrepräsentierten Bereichen an und bitten deshalb entsprechend qualifizierte Frauen nachdrücklich um ihre Bewerbung. Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar. Ihr Profil: * Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbares * Detaillierte Kenntnis in der Handhabung und Anwendung von Anwendungssoftware und -hardware (PC, MS Office, Typo3) * Kenntnisse im Umgang mit Veranstaltungs- und Kommunikationssoftware * Kenntnisse universitärer Strukturen wünschenswert * Sehr gute Englischkenntnisse * Erfahrungen mit logistischen Abläufen von Veranstaltungen, internationalen Besuchen oder Delegationsbesuchen * Kenntnisse von Beschaffungs-, Vergabe- und Abrechnungsprozessen * Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise und gutes Zeitmanagement * Teamfähigkeit * Interkulturelle Kompetenz Ihre Aufgaben: * Allgemeine Sekretariats-, Büro- und Terminmanagementaufgaben für das Dezernat * Unterstützung der Dezernatsleitung in sämtlichen organisatorischen Belangen * Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern als Erstkontaktanlaufstelle des Dezernats * Logistische und administrative Vor- und Nachbereitung von Meetings, Delegationsbesuchen und Workshops * Logistische und organisatorische Vor- und Nachbereitung von internationalen Konferenzen und Reisen der Dezernatsleitung Wir bieten: * Ein zukunftsorientiertes, abwechslungsreiches Arbeitsumfeld * Flexible Arbeitszeitmodelle * Weiterbildung, Gesundheitsmanagement & vielfältige weitere Veranstaltungen im universitären Umfeld Weitere Informationen: stellen-portal https://www.uni-ulm.de/stellen-portal Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie mit uns die Universität! Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Zahlungsverkehr, Notizprogramm OneNote (MS Office), Verwaltungsrecht, Personalwesen, Buchführung, Buchhaltung, Social-Media-Kommunikation Erweiterte Kenntnisse: E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Sachbearbeitung, Berichtswesen, Information, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büromaterialverwaltung, Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz, Korrespondenz, Postbearbeitung, Präsentationsunterlagen erstellen, Textverarbeitung, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Terminplanung, -überwachung Expertenkenntnisse: Kundenberatung, -betreuung