About this role
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Job Description:
Ihre Aufgaben Als Sachbearbeiter (m/w/d) Import & Export sind Sie für die reibungslose Abwicklung internationaler Import- und Exportsendungen verantwortlich. Dabei koordinieren Sie alle beteiligten Parteien und stellen sicher, dass temperaturgeführte und zeitkritische Sendungen termingerecht und gemäß den Qualitäts- und Compliance-Anforderungen transportiert werden.
Import
• Eigenständige Organisation und Überwachung des gesamten Importprozesses • Erstellung und Prüfung aller erforderlichen Importdokumente • Koordination mit Zollagenten, Speditionen und internen Fachabteilungen • Überwachung der termingerechten Abholung, Zustellung und Verzollung von Sendungen • Kontrolle der eingehenden Sendungen anhand von Frachtpapieren, Stückzahl und Gewicht • Prüfung der Lagerung gemäß Temperaturvorgaben und besonderen Handhabungsanforderungen • Bearbeitung von Abweichungen sowie Einleitung entsprechender Maßnahmen • Dokumentation aller Prozessschritte im Transportmanagementsystem • Bestätigung und Nachverfolgung von Zustellnachweisen (Proof of Delivery) Export
• Planung und Koordination internationaler Exportsendungen • Erstellung sämtlicher Export- und Versanddokumente • Erstellung und Versand von Vorabmeldungen (Pre-Alerts) an internationale Niederlassungen und Agenten • Planung geeigneter Flugverbindungen sowie Buchung und Abstimmung mit Fluggesellschaften • Abstimmung mit Airlines, Handling-Agenten, Zollagenten und internationalen Partnern • Sicherstellung einer termingerechten und ordnungsgemäßen Versandabwicklung • Kontrolle der Versandkennzeichnung sowie aller Begleitdokumente Operative Aufgaben
• Aktive Überwachung aller Import- und Exportsendungen • Pflege und Aktualisierung des Transportmanagementsystems (Maestro) • Überwachung definierter Meilensteine während des gesamten Transportverlaufs • Bearbeitung des zentralen Operations-Postfachs • Koordination eingehender Anfragen sowie Weiterleitung und Eskalation bei Bedarf • Bearbeitung von "On Hold"- und "Not OK to Send"-Sendungen gemäß internen Vorgaben • Durchführung von Ursachenanalysen bei Prozessabweichungen • Überwachung operativer Kennzahlen (z. B. POB, POD, OTP) • Unterstützung bei kontinuierlichen Verbesserungsprojekten • Zusammenarbeit mit Disposition, Customer Service, Lager und Transport • Unterstützung bei der Versandvorbereitung und Übergabe an Fluggesellschaften • Sicherstellung einer ordentlichen und sauberen Lagerorganisation Dokumentation & Qualität
• Vollständige Dokumentation aller Sendungsprozesse • Führung und Pflege von GxP-Dokumentationen • Einhaltung interner SOPs, Qualitätsrichtlinien und gesetzlicher Vorschriften • Archivierung der Sendungsunterlagen • Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Prozessablaufs bis zum Abschluss jeder Sendungsakte Ihr Profil
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise als Kaufmann/-frau für Spedition und Logistikdienstleistung, Groß- und Außenhandelsmanagement oder vergleichbare Qualifikation • Berufserfahrung im Bereich Import/Export, Luftfracht oder internationale Logistik von Vorteil • Erfahrung im Umgang mit Zoll- und Versanddokumenten • Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise • Hohe Serviceorientierung und ausgeprägtes Kommunikationsgeschick • Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) • Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift • Belastbarkeit sowie Fähigkeit, auch bei zeitkritischen Sendungen den Überblick zu behalten Das bieten wir Ihnen
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem international tätigen Unternehmen • Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben • Intensive Einarbeitung und Weiterbildungsmöglichkeiten • Moderne Arbeitsmittel und internationale Zusammenarbeit • Attraktive Vergütung sowie weitere Unternehmensleistungen
Employee Type: Permanent UPS is committed to providing a workplace free of discrimination, harassment, and retaliation.