About this role
Description :
INTITULE DU POSTE :
GRADE : Adjoint administratif / Assistant(e) médico-administrative
FONCTION : Secrétaire médicale
AFFECTATION : Pôle Gériatrie – Soins de Suite et de Réadaptation – Unité d’hospitalisation à domicile - Site des Feugrais
CONDITIONS STATUTAIRES DE RECRUTEMENT :
Titulaire du Bac ST2S, S.M.S, ou bac F8 ou formation équivalente
Expérience en secrétariat médical souhaitée
Concours de secrétaire médicale acquis ou à acquérir
CONDITIONS GENERALES D’EXERCICE :
Coordonnatrice des secrétariats médicaux : Mme FONTAINE
Chef de pôle : Docteur LANGLOIS
Encadrement : Cadre de Pôle : Mme VIGIER
Cadre d’unité : Mme DOREY
Responsable chef de service : Docteur DONATO
Médecins coordinateurs : Docteur DONATO – Docteur BRUNG-LEFEVRE - Docteur MASSON
QUOTITE DE TEMPS_ _:_ _100%
BASE HORAIRE ANNUELLE : 1575 heures (sur la base de 100% de jour, selon OAT annuelle)
AMPLITUDE HORAIRE : 8H30 – 16H30 SELON ORGANISATION
PAS D’ASTREINTE, PAS DE GARDE
> LIAISONS FONCTIONNELLES :
- Autres secrétariats médicaux
- Laboratoires
- Reprographie
- Médecins extrahospitaliers
- Ambulanciers de l’établissement
- Autres établissements de soins
- Partenaires extérieurs (kinésithérapeutes, médecins traitants, infirmières libérales, orthophonistes, podologues)
- Prestataires de santé à domicile
CONDITIONS PARTICULIERES :
Utilisation de 2 supports informatiques (Sillage, Clinicom) pour la gestion des dossiers patients.
Missions de gestion de facturation.
1- MISSIONS :
A- MISSIONS GENERALES :
Assurer le fonctionnement du secrétariat médical de l’unité d’hospitalisation à domicile.
Garantir la gestion administrative des dossiers et contribuer à la délivrance de renseignements d’ordre général dans son domaine de compétence.
B- MISSIONS SPECIFIQUES :
SECRÉTARIAT
* Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients et des familles (prise de rendez-vous, envoi de documents) * Assurer la traçabilité des demandes initiales de prise en charge (entrées, sorties et refus) * Prendre en charge la préparation, le suivi et le classement des dossiers d’hospitalisation en amont et en aval de la prise en charge * Assurer l’admission administrative du patient en hospitalisation à domicile (contrôle de l’identité, couverture sociale…) * Communiquer et suivre les demandes d’hospitalisation à domicile via Trajectoire * Faire le relevé journalier des entrées et des sorties. * Prendre les rendez-vous de consultation spécialisée, d’examen ou d’exploration fonctionnelle complémentaire et organiser les transports patients dans le respect de la réglementation * Assurer la frappe des comptes-rendus d’hospitalisation sur informatique et l’envoi de courriers divers, notamment les résultats de laboratoire aux médecins traitants * Recevoir et orienter les appels téléphoniques à destination des professionnels de l’unité (assistante sociale, psychologue, médecins) * Assurer le suivi statistique de l’activité de l’unité * Commander les imprimés auprès de la reprographie, des archives, des services informatiques et de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie * Assurer la mise à jour des différents documents nécessaires à l’organisation de l’unité avec la cellule qualité * Assurer de façon ponctuelle des remplacements dans les autres secrétariats du Pôle * Assurer l’envoi des conventions aux partenaires libéraux et les transmettre à la Direction des soins
[*] ACTIVITÉ LIBÉRALE
* Récupérer, vérifier et transmettre à la DICOPP les honoraires des partenaires libéraux * Récupérer les feuilles des actes des infirmiers libéraux * Vérifier, en lien avec la lettre de mission, les actes des infirmiers libéraux et transmettre le document de facturation à la DSTH
[*] MUTUALISATION SSIAD
* Assurer le remplacement pendant les congés et absences
B- MISSION TRANSVERSALE :
Possibilité de participer à des groupes de travail divers organisés sur le plan institutionnel (qualité, conseil de Pôle, identitovigilance, sillage).
Profil recherché : 2- COMPETENCES :
A- CONNAISSANCES THEORIQUES ET TECHNIQUES :
* Maîtriser les règles de grammaire et d’orthographe * Maîtriser le vocabulaire médical et la frappe de comptes rendus médicaux * Garantir les règles professionnelles * Maîtriser l’outil informatique (Word, Excel…) * Disposer de notions de comptabilité
B- SAVOIR FAIRE :
Disposer de rigueur et méthode dans la gestion des dossiers et du secrétariat de l’unité.
Disposer de capacités d’organisation.
C- CAPACITES LIEES A L’EMPLOI
à SAVOIR ÊTRE :
* Avoir le souci per...