About this role
Ce poste s'inscrit dans une organisation en temps partagé entre deux services : Bureau des Entrées et économat / Direction.
I. MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES
A. Bureau des Entrées (BDE) / Économat
Facturation (EHPAD et/ou SMR avec consultations mémoire / rétrocession des médicaments) - Saisie et contrôle des éléments de facturation des séjours et prestations (hébergement, soins, forfaits journaliers, suppléments) - Édition et envoi des factures aux résidents/patients, familles, organismes payeurs (aide sociale.) - Création et mise à jour des dossiers administratifs des résidents/patients (état civil, coordonnées, situation administrative.) - Gestion des contentieux - Lien avec les services financiers / Trésorerie pour le suivi des recettes
Standard et accueil - Gestion du standard téléphonique de l'établissement : réception, filtrage et orientation des appels - Accueil physique des patients, résidents, familles et visiteurs - Information de premier niveau sur les démarches administratives (admission, sortie, facturation.) - Orientation vers les services et interlocuteurs compétents
Économat - Suivi et gestion des stocks - Création et suivi des commandes sur logiciel métier (formation en interne assurée)
B. À la direction
Gestion et finalisation des archives administratives - Suivi du plan de classement - Reprise des fonds d'archives administratives existants (tri et classement) - Préparation, envoi et suivi des bordereaux de versement et de destruction en application des règles de conservation et de tri (durées légales) - Tenue du registre des archives
Appui lors des périodes d'instances - Aide à la préparation des réunions d'instances - Aide à la diffusion des documents
Autres missions - Gestion de l'affichage institutionnel (notes de service, informations réglementaires, affichages obligatoires) - Réception, enregistrement, tri et distribution du courrier entrant ; préparation et expédition du courrier sortant - Photocopies, numérisation, classement de documents divers - Soutien ponctuel à l'organisation logistique de la direction - Toute autre mission de secrétariat courant relevant du service
II. COMPÉTENCES REQUISES
Savoirs / connaissances - Organisation et fonctionnement général d'un établissement de santé / médico-social - Connaissances de base en facturation hospitalière (secteurs EHPAD et/ou SMR : forfaits, tickets modérateurs, organismes payeurs) - Connaissance des règles d'archivage administratif (tri, durées de conservation, élimination réglementaire) - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique)
Savoir-faire - Maîtriser l'accueil téléphonique et physique, y compris en situation d'affluence - Organiser, classer, indexer et archiver des documents selon des règles définies - Gérer simultanément plusieurs activités et priorités (polyvalence entre deux services) - Rédiger, mettre en forme des documents administratifs - Rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté ou d'anomalie
Savoir-être / qualités relationnelles - Secret professionnel et secret médical : obligation de discrétion absolue sur les informations relatives aux patients/résidents - Discrétion professionnelle sur l'ensemble des informations dont l'agent a connaissance dans l'exercice de ses fonctions - Sens de l'accueil, de l'écoute et du service public - Diplomatie et calme face au public, y compris en situation de tension - Adaptabilité et capacité à s'organiser entre deux environnements de travail différents - Esprit d'équipe, sens de la communication - Rigueur et sens de l'organisation - Respect de la neutralité et des obligations déontologiques de la fonction publique