About this role
Mitarbeiter/in Empfang & Administration (40%)
Ihre Hauptaufgaben auf einen Blick -Erste Anlaufstelle für Besucher, Mitarbeitende und externe Partner -Verantwortung für den Empfang sowie die allgemeine Büroorganisation -Unterstützung in den Bereichen Administration, Versand und Rechnungswesen -Koordination von Bestellungen, Infrastruktur und internen Dienstleistungen -Sicherstellung eines professionellen und reibungslosen Office-Managements
Ihr Aufgabenbereich: -Empfang & Office Management -Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern, Kunden und externen Dienstleistern -Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen sowie Bearbeitung des zentralen E-Mail-Posteingangs -Organisation und Verwaltung von Sitzungszimmern und Besucheranmeldungen -Koordination von Büromaterial, Getränken, Früchten sowie weiterem Verbrauchsmaterial -Verwaltung von Zutrittsmedien wie Schlüsseln, Badges und temporären Zugangsberechtigungen -Betreuung und Organisation von Pool-Laptops sowie Koordination mit der IT bei technischen Anliegen -Reservation von Mietfahrzeugen und Unterstützung bei organisatorischen Belangen des Innendienstes -Ansprechpartnerin für die Gebäude- und Büroverwaltung sowie Koordination von Serviceanfragen und Tickets -Unterstützung des Administrationsteams bei allgemeinen administrativen Tätigkeiten
Versand & Postwesen: -Organisation und Bearbeitung des täglichen Post- und Paketverkehrs -Entgegennahme, Verteilung und Versand von Briefen und Paketen -Erstellung von Versanddokumenten und Frankierungen -Koordination nationaler und internationaler Kurier- und Expresssendungen -Verwaltung und Organisation von Retouren- und Versandetiketten
Administration & Rechnungswesen -Prüfung, Erfassung und Weiterleitung von Kreditorenrechnungen -Vorbereitung von Rechnungen für die Buchhaltung sowie Unterstützung bei administrativen Finanzprozessen -Bearbeitung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen in Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen -Verwaltung und Nachverfolgung von Bestellungen sowie Lieferantenstammdaten -Unterstützung bei Beschaffungs- und Lieferantenprozessen über digitale Einkaufssysteme
Das bringen Sie mit: -Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung im Empfangs-, Assistenz- oder Administrationsbereich -Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung -Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise -Organisationstalent sowie Freude an vielseitigen Aufgaben -Gute IT-Anwenderkenntnisse und sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen -Professionelles Auftreten sowie sehr gute Kommunikationsfähigkeiten -Teamfähigkeit, Flexibilität und Hands-on-Mentalität