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Projektbeschreibung <p style="text-align:justify;"><span style="font-family:'Campton Light';">Für unseren Standort in Düsseldorf suchen wir ab Juni eine*n Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit mit mindestens 25 Stunden/ Woche, Die Stelle ist zunächst befristet bis 31.03.2028 mit Option auf Verlängerung; es besteht die Möglichkeit, teilweise aus dem Homeoffice zu arbeiten.</span></p> Deine Aufgaben <p style="margin-bottom:0cm;"><strong><span style="font-family:'Campton Light';">Assistenz der Geschäftsführung:</span></strong></p><ul style="list-style-type:disc;margin-left:25.700000000000003px;"><li><span style="font-family:'Campton Light';">Eigenständige Koordination und Priorisierung von Terminen im Kalender der Geschäftsführung</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Koordination und Überwachung der täglichen und wöchentlichen Arbeitsaufgaben der Geschäftsführung</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Gremienbetreuung und -kommunikation, z.B. Einladung zu Vorstandssitzungen, Terminabstimmung, Protokollführung</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen</span></li></ul><p style="margin-bottom:0cm;line-height:normal;"><span style="font-family:'Campton Light';"> </span></p><p style="margin-bottom:0cm;"><strong><span style="font-family:'Campton Light';">Office Management:</span></strong></p><ul style="list-style-type:disc;margin-left:25.700000000000003px;"><li><span style="font-family:'Campton Light';">Büroorganisation und Abwicklung des Tagesgeschäftes</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Einkaufs- und Beschaffungswesen</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Koordination und Kommunikation externer Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Facility Management) inkl. Vertragsmanagement</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentationen, Ablagestrukturen und Systemen (z. B. CRM)</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Planung und Umsetzung interner Formate (z. B. Teamtage, Workshops, Veranstaltungen)</span></li></ul><p style="margin-bottom:0cm;line-height:normal;"><span style="font-family:'Campton Light';"> </span></p><p style="margin-bottom:0cm;"><strong><span style="font-family:'Campton Light';">Administratives HR-Management:</span></strong></p><ul style="list-style-type:disc;margin-left:25.700000000000003px;"><li><span style="font-family:'Campton Light';">Koordination von Recruitingprozessen inkl. der Organisation von Vorstellungsgesprächen (über Personio)</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Organisation und Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Pflege von Personalunterlagen</span></li></ul> Das bringst Du mit <ul style="list-style-type:disc;margin-left:25.700000000000003px;"><li><span style="font-family:'Campton Light';">Mehrjährige (mind. 5 Jahre) Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Ausgeprägte Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu priorisieren und eigenständig zu steuern</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Exzellente Office-Kenntnisse (v.a. Word, Outlook, Excel)</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. CRM, HR-Software wie Personio)</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Erfahrung im Umgang mit internen und externen Schnittstellen</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Schnelle Auffassungsgabe</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Freude an der Arbeit im Team</span></li><li><span style="font-family:'Campton Light';">Bereitschaft, an mindestens zwei Tagen pro Woche in unserem Düsseldorfer Büro zu arbeiten</span></li></ul> Warum wir? <p style="margin-bottom:0cm;text-align:justify;line-height:16pt;"><span style="font-family:'Campton Light';">Neben dem guten Gefühl, sich für eine wirklich sinnvollen Sache zu engagieren, bieten wir eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Tätigkeit in einem netten, hochmotivierten Team, sehr flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten. </span></p>