About this role
Deine Aufgaben <p><span style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Du liebst Organisation, behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und möchtest Teil spannender Festivals und Events sein? Dann werde Teil unseres Teams!</span></p><p><span style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Als <strong>Projektassistenz Produktion (m/w/d)</strong> unterstützt Du die Projektleitung Produktion bei der Planung, Organisation und Umsetzung verschiedenster Veranstaltungen und Projekte. Mit Deiner strukturierten und zuverlässigen Arbeitsweise sorgst Du dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren – sowohl im Büro als auch direkt vor Ort auf Events.</span></p><h3><span style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Projektorganisation & Koordination</span></h3><ul><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Pflege von Projekt- und Ablaufplänen</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Terminplanung und Koordination</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Vorbereitung von Projektunterlagen, Briefings und Ablaufdokumentationen</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Nachverfolgung von Deadlines und offenen Aufgaben</li></ul><h3><span style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Kommunikation & Schnittstellenmanagement</span></h3><ul><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Ansprechpartner für Lieferanten und Dienstleister</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Koordination verschiedener Gewerke wie Technik oder Logistik in Abstimmung mit der Projektleitung</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Protokollführung bei Meetings</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Sicherstellung des Informationsflusses zwischen allen Beteiligten</li></ul><h3><span style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Administrative Aufgaben</span></h3><ul><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Einholung und Vergleich von Angeboten</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Rechnungsprüfung und Ablage</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Pflege von Datenbanken und Kontaktlisten</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Nutzung und Pflege interner Tools und Systeme</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Unterstützung bei der Optimierung reibungsloser Prozesse</li></ul><h3><span style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Operative Unterstützung bei Veranstaltungen</span></h3><ul><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Unterstützung beim Auf- und Abbau sowie während der Durchführung von Events</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Betreuung von Lieferanten und Dienstleistern vor Ort</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Ansprechpartner für kurzfristige Änderungen und spontane Herausforderungen</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Unterstützung bei Ablaufregie und Produktionskoordination</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Kontrolle von Checklisten und Gewerken</li></ul><h3><span style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Nachbereitung & Dokumentation</span></h3><ul><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Sammlung und Aufbereitung von Feedback</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Dokumentation von Abläufen und Projekten</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Unterstützung bei Abrechnungen und Projektabschlüssen</li><li style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif;font-size:14px;">Erstellung von Reportings</li></ul><br> Womit Du uns begeisterst <ul><li>Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation</li><li>Erste Erfahrungen in der Projektarbeit im Bereich Assistenz, Projektmanagement oder Veranstaltungsorganisation sind von Vorteil, aber kein Muss</li><li>Du bist ein Organisationstalent, arbeitest strukturiert und verlierst auch bei mehreren Aufgaben nicht den Überblick und arbeitest sorgfältig</li><li>Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)</li><li>Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen</li><li>Flexibilität und die Bereitschaft, am Nachmittag, an Wochenenden und gelegentlich an anderen Orten zu arbeiten, sind für Dich selbstverständlich</li><li>Interesse an Veranstaltungen, Festivals und Live-Produktionen</li></ul> Das bieten wir Dir <ul><li>Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit flexiblen Gleitzeitmodellen</li><li>Die Option, in Teilzeit (mindestens 25 Stunden pro Woche, überwiegend nachmittags) oder in Vollzeit tätig zu sein</li><li>Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit spannenden Projekten und Events, wie die Nature One</li><li>Die Möglichkeit, in einem engagierten und kreativen Team mitzuwirken</li><li>Eigenverantwortliche Aufgaben und Raum für Deine Ideen</li><li>Eine direkte Zusammenarbeit in einem inspirierenden Umfeld – Remote-Arbeit ist nicht möglich, aber dafür gibt es viel persönlichen Kontakt</li><li>Einblicke hinter die Kulissen einzigartiger Veranstaltungen</li><li>Kurze Entscheidungswege durch flache Hierarchien</li><li>Individuelle Einarbeitung mit persönlichem Weiterbildungsangebot</li><li>Betriebliche Altersvorsorge und Krankenversicherung, Job-Rad, Corporate Benefits</li></ul><br> Jetzt Bewerben! Was Du dafür tun musst? Hast Du Lust, mit uns durchzustarten?<br>Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Lass uns wissen, warum Du perfekt zu uns passt und ab wann du starten kannst.<br><br>Bewirb Dich jetzt und werde Teil unserer Erfolgsgeschichte! Deine Ansprechpartnerin/Dein Ansprechpartner Marlen Jentsch | Personalleiterin | <a>+49 (0) 6541 / 8141-223</a> | <a href="mailto:[email protected]">[email protected]</a><br><br>Spektralwerk GmbH ist ein Unternehmen der Bodensteiner-Gruppe.<br><br>