About this role
Wir suchen ab sofort für den Bereich Customer Excellence einen Event Support Specialist (all genders) im Event Support Team in Wiesbaden.
Du liebst Details, insbesondere, wenn es um Prozesse und Dokumente geht, überblickst Zusammenhänge und trägst aktiv dazu bei, diese mit Kolleg*innen zu teilen. Deine hohe Einsatzbereitschaft, Genauigkeit, Verständnis für Compliance‐relevante Sachverhalte und deine guten kommunikativen Fähigkeiten helfen dir bei deinen Aufgaben rund um Vertrags‐ und Projektdokumentation.
Du bist Ansprechpartner für Kollegen bei der operativen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen. Dabei bist du im engen Austausch mit Kolleg*innenen, externen Dienstleistern und Kund*innen.
Deine Hauptverantwortlichkeiten:
Kompetenter Ansprechpartner und sach‐ und fachliches Bindeglied zwischen den beteiligten Fachbereichen (u.a. Business Units mit Innen‐ und Außendienst)Unterstützung der Veranstaltungsinitiatoren bei der VeranstaltungsdokumentationRecherche von Hotels, Terminkoordination, Beauftragung und AbrechnungÜberprüfung der Einhaltung von Compliance‐AnforderungenKommunikation mit Kund*innen (intern wie extern)Überwachen der benötigten Dokumentation und GenehmigungenErstellen von Reportings für Veranstaltungsinitiatoren innerhalb AbbVieReisekostenabwicklung: Überprüfen auf Richtigkeit und VollständigkeitEnge Zusammenarbeit mit Event‐, Finanz‐ und Compliance‐AbteilungMitarbeit oder Übernahme von Sonderprojekten außerhalb deiner Linienaufgabe (situativ)Schulung von neuen Mitarbeitern zum Prozess So machst du den Unterschied:
Prozessorientiertes und abteilungsübergreifendes Denken und HandelnFähigkeit, Prozesse zu optimieren und effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördernFähigkeit, relevante Richtlinien und gesetzliche Vorgaben zu befolgen und deren Umsetzung zu gewährleistenHohes Engagement, Kunden- und ServicementalitätFähigkeit empathisch, effektiv und durchsetzungsstark zu kommunizierenZuverlässige und akkurate Arbeitsmethoden sowie ein Auge für DetailsFähigkeit, flexibel und eigeninitiativ in einem dynamischen Umfeld zu arbeitenFlexibilität, hohes Verantwortungsbewusstsein und Eigeninitiative.Gute Kenntnisse der digitalen Arbeitswelt sowie die Bereitschaft, sich kontinuierlich weiterzubildenAusbildung
Vorzugsweise eine kaufmännische oder betriebswirtschaftliche AusbildungMindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position sind wünschenswertSehr gute Kenntnisse in MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook, Teams) sowie ein fundiertes Verständnis für Dokumentationssoftware. Kenntnisse in weiteren digitalen Tools sind von Vorteil.Sicher in der englischen Kommunikation in Wort und Schrift AbbVie setzt sich für Chancengleichheit ein und verpflichtet sich, mit Integrität zu arbeiten, Innovationen voranzutreiben, Leben zu verändern und unserer Gemeinschaft zu dienen. Chancengleichheit bei Arbeitgeber/Veteranen/Behinderten.