About this role
Afin de renforcer son équipe, la SELARL JEROME ALLAIS recherche un(e) standardiste/assistant(e) administratif(ve). Mission : Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'étude, garantir la bonne circulation des informations et contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien - Accueil téléphonique : identifier les demandes des interlocuteurs ; réorienter les appels vers le collaborateur compétent ; répondre directement aux demandes courantes relevant d'informations générales ; assurer une prise de message claire et complète - Accueil physique : accueillir les personnes ayant rdv et prévenir le collaborateur ; accueillir les personnes sans rdv, identifier l'objet de leur venue et les orienter en fonction de leur demande ; accueillir les huissiers de justice et réceptionner les actes de justice - Gestion de la messagerie électronique : consulter et traiter la boîte mail générale de l'étude ; identifier les dossiers concernés et les transférer aux collaborateurs compétents - Gestion du courrier entrant : réceptionner le courrier quotidien ; procéder à son ouverture ; identifier les urgences ; distribuer les courriers aux collaborateurs concernés ; assurer le traitement prioritaire des courriers nécessitant une action immédiate - Gestion administrative et documentaire : scanner, enregistrer et classer les documents ; intégrer les documents électroniques reçus du Greffe du Tribunal des Activités Economiques de Lyon ; assurer le traitement des documents papier retournés par les juridictions - Gestion du calendrier de l'étude : planifier et renseigner les dates d'audiences, les convocations, les rendez-vous, les renvois d'audience - Gestion du courrier sortant : gérer les parapheurs des collaborateurs ; vérifier les documents avant expédition ; mise sous pli ; affranchissement ; dépôt pour La Poste - Appui administratif général : rédaction de courriers simples ; classement ; ouverture informatique des nouveaux mandats ; participation au bon fonctionnement administratif quotidien de l'étude ; assistance ponctuelle aux collaborateurs sur des tâches administratives Profil recherché : - Maîtrise de l'accueil téléphonique - Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément - Connaissances et/ou expérience en procédures collectives appréciées - Une formation progressive est dispensée en interne pour permettre l'acquisition des compétences spécifiques - Qualités requises : réactivité, rigueur, sens de l'organisation et de la gestion des délais et des priorités, rapidité d'exécution, capacité à s'intégrer dans une équipe. - Le poste nécessite une forte capacité à gérer les urgences, à prioriser les demandes et à évoluer dans un environnement juridique exigeant rigueur et réactivité. Poste à pourvoir immédiatement Rémunération selon le profil des candidats L'Etude est ouverte à du temps partiels, possible travail sur 3 ou 4 jours possibles.