About this role
We zoeken een Project Management Officer die administratieve, financiële en operationele projectmanagementondersteuning biedt voor SAMPO en fungeert als schakel tussen het coördinerende VUB-team, de internationale consortiumpartners, de centrale diensten van de VUB, Horizon Europe en relevante externe stakeholders. Deze rol is essentieel voor de vlotte uitvoering van een groot Horizon Europe-consortium. Een selectie van jouw taken Je ondersteunt het dagelijkse beheer van het SAMPO-consortium, inclusief planning, opvolging van werkpakketten, deliverables, mijlpalen, interne deadlines en partnerinput. Je coördineert administratieve en operationele communicatie tussen het coördinerende VUB-team, internationale partners, VUB-centrale diensten en, waar relevant, de Europese Commissie/project officer. Je bereidt projectbudgetten, financiële rapporten, timesheets, aankoopdossiers, onderaannemingsprocedures en documentatie voor amendementen voor en volgt deze op in nauwe samenwerking met VUB-diensten. Je ondersteunt de voorbereiding van periodieke technische en financiële rapportering, inclusief templates, reminders aan partners, kwaliteitscontrole, versiebeheer en indieningsklare documentatie. Je coördineert consortiumgovernancevergaderingen, Executive Board- en General Assembly-vergaderingen, Advisory Board vergaderingen, stakeholderbijeenkomsten en projectevents, inclusief agenda's, notulen en opvolging van actiepunten. Je onderhoudt gestructureerde projectdocumentatie, waaronder gedeelde mappen, contactlijsten, risicoregisters, deliverabletrackers, ethische en safeguardingdocumentatie, rapporteringskalenders en auditklare dossiers. Je ondersteunt de HR-opvolging van onderzoekers die op het project werken, inclusief rekruteringsplanning, onboarding, contractopvolging en administratieve vragen. Je draagt bij aan communicatie-, disseminatie- en outreachactiviteiten, waaronder ondersteuning voor persberichten, website-updates, socialemediaberichten, nieuwsbrieven en afstemming met de communicatiepartner van het project. Ondersteunen van valorisatie-, exploitatie- en duurzaamheidsactiviteiten, waaronder de voorbereiding van trajecten voor de langetermijnimplementatie van SAMPO-resultaten na afloop van het onderzoeksproject, en het verkennen van toekomstige implementatiemodellen zoals integratie in bestaande dienstverlening, licentiëring, publiek-private samenwerkingen of de voorbereiding van een mogelijke spin-off. Je identificeert proactief mogelijkheden om administratieve processen tussen het VUB-team, faculteitsdiensten, centrale diensten en consortiumpartners te vereenvoudigen en te optimaliseren . Wat verwachten wij van jou? We zoeken iemand met een masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring die relevant is voor projectmanagement, onderzoeksadministratie, internationale samenwerking of financiële-administratieve coördinatie. Bij voorkeur heb je 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie. Je bent sterk georganiseerd en kan overzicht houden over meerdere deadlines, documenten, partners en parallelle werkstromen. Je hebt oog voor detail en affiniteit met budgetten, financiële opvolging en rapportering. Je werkt vlot met Excel en leert snel werken met nieuwe platformen en rapporteringssystemen. Je communiceert vlot en professioneel in het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk, en kan je boodschap aanpassen aan onderzoekers, administratieve diensten, financiers en externe stakeholders. Je bent proactief, oplossingsgericht, betrouwbaar en kan zelfstandig werken terwijl je nauw afstemt met de projectcoördinator en het team. Je haalt energie uit afstemming met internationale partners en universitaire stakeholders en kan een constructieve brug vormen tussen wetenschappelijke, administratieve en operationele noden. Ervaring met Horizon Europe, Europese onderzoeksprojecten, universiteitsadministratie of financieel-administratief projectmanagement is een sterke troef. Kennis van VUB-procedures of van Vlaamse, Brusselse, Belgische en Europese onderzoeksfinanciering is een pluspunt. Je bent een allrounder die inspringt waar nodig en tegelijk structuur, kwaliteit en opvolging bewaakt. Binnen het projectbudget kan maximaal 12 jaar relevante anciënniteit worden erkend. Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees hier meer. VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit.