About this role
De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten. Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. Om het secretariaatsteam van de vakgroep Communicatiewetenschappen te versterken, zoeken we een administratief en financieel medewerker met zin voor initiatief en verantwoordelijkheid. In deze veelzijdige functie ondersteun je de dagelijkse werking van de vakgroep op administratief, financieel en logistiek vlak. Je werkt zelfstandig, stelt vlot prioriteiten en schakelt flexibel in een dynamische academische omgeving. Het takenpakket is gevarieerd en evolueert mee met de noden van de vakgroep. Taken en verantwoordelijkheden Administratieve en financiële ondersteuning je ondersteunt de financiële administratie van de vakgroep, inclusief vakgroepbudgetten en budgetten van onderzoeksprojecten je werkt mee aan budgetopvolging, begrotingen, prognoses en personeelskostenramingen op korte en lange termijn je signaleert tijdig financiële aandachtspunten en opportuniteiten je vraagt offertes op, maakt bestelbonnen en facturen aan en verwerkt deze in SAP je verwerkt onkosten en andere financiële verrichtingen in de relevante systemen je ondersteunt onderzoekers bij administratieve procedures en onderzoeksprojecten (o.a. rapporteringen en contractopmaak) je volgt opleidingen die worden aangeboden door de financiële dienst Algemene en logistieke ondersteuning je biedt algemene administratieve en logistieke ondersteuning aan de vakgroep je zorgt voor permanentie op het secretariaat (thuiswerk is beperkt mogelijk en gebeurt in overleg) je helpt bij de organisatie van activiteiten en evenementen je ondersteunt dienstreizen administratief en logistiek (bv. reservaties en praktische regelingen) je verzorgt mee het onthaal van de vakgroep en volgt vragen van medewerkers en bezoekers op je draagt bij aan een vlotte interne en externe communicatie en informatiedoorstroming Onderwijsondersteuning en teamwerking je ondersteunt samen met het team het onderwijs binnen de vakgroep op administratief en logistiek vlak je werkt nauw samen met de andere ATP-collega's onder leiding van de vakgroepmanager je springt flexibel bij en fungeert als back-up tijdens piekmomenten of bij veranderende noden Kennis en ervaring je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en een goede kennis van het Engels je werkt vlot met courante softwaretoepassingen (zoals MS Office) ervaring met SAP of een gelijkaardig systeem is een pluspunt, of je bent bereid je hierin snel in te werken ervaring met sociale media en communicatieplatformen is een meerwaarde Vaardigheden en attitudes je werkt nauwkeurig, gestructureerd en punctueel je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en ziet werk je kan zelfstandig werken en functioneert ook goed in een klein team je schakelt flexibel tussen verschillende taken en prioriteiten je gaat proactief om met bijkomende vragen en zorgt voor een vlotte afhandeling je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk je leert snel nieuwe systemen en processen aan je bent leergierig, stressbestendig en staat open voor feedback je denkt oplossingsgericht en draagt actief bij aan een positieve samenwerking