About this role
Le(la) secrétaire administratif(ve) travaille exclusivement sous l’autorité directe de la Directrice de l'ASBL et en priorité sur les tâches relavant de la gestion de la structure. Son rôle ne s'étend pas au soutien de la chargée de mission. Gestion financière et justificatifs • Suivi mensuel des factures notamment via la plateforme Billit (encodage, classement, contrôle) • Répertorier et classer les pièces justificatives à destination du bureau comptable • Élaboration et suivi des déclarations de créances semestrielles sur la plateforme Calista (plateforme DC Wallonie/FWB) • Communication au secrétariat social des éléments pour la gestion des prestations et rémunérations de l'équipe Marchés publics • Assistance à la préparation des demandes d'offres et cahiers des charges • Suivi des procédures de marchés publics et veille au respect des obligations légales en la matière Réunions, comptes rendus et indicateurs • Préparation des réunions : planning, invitations, constitution des dossiers • Rédaction et diffusion des comptes rendus sur base des notes de la Directrice • Comptabilisation et suivi des indicateurs de réunions (nombre, participants, décisions, KPI) Reporting et documents • Actualisation et mise en page des rapports, tableaux de bord et présentations demandés par la Directrice • Contribution au rapport d'activité annuel destiné au CA (collecte des données, mise en forme) Classement et archivage • Classement rigoureux et archivage de l'ensemble des documents administratifs de l'ASBL • Mise en ordre documentaire en vue des contrôles (Interreg, audit, Conseil d'Administration) • Gestion du courrier entrant et sortant (volume limité) Support projets Interreg (dès juillet 2026) • Appui administratif dans le suivi des dossiers transfrontaliers Communication et site web • Mise à jour du site internet de l'ASBL et de la rubrique actualités • Publication de contenus sur le profil LinkedIn de l'ASBL • Support à la communication institutionnelle de l'Antenne Régionale dans le cadre du programme Interreg Meuse-Rhin Logistique et événements • Gestion des fournitures et consommables de bureau • Organisation du catering pour les réunions et COMAC intra-wallons • Organisation logistique des événements institutionnels (dont lancement Interreg 7)