About this role
Weitere Berufsbezeichnung: Assistenz der Geschäftsleitung; Executive Assistant; Teamassistenz; Seminar- und Bildungskoordinator Stellenbeschreibung: Büroorganisation | Ausbildungsmanagement | Veranstaltungsmanagement Standort: Neu-Isenburg Zur Unterstützung der Direktionsleitung suchen wir eine erfahrene, loyale und organisatorisch starke Persönlichkeit, die Freude daran hat, Verantwortung zu übernehmen und Menschen miteinander zu verbinden. Sie sind die zentrale organisatorische Schnittstelle unserer Direktion und sorgen dafür, dass Veranstaltungen, Ausbildungsprozesse und der Büroalltag professionell und zuverlässig funktionieren. Ihre Aufgaben Veranstaltungsmanagement - Planung, Organisation und Begleitung von Schulungen, Workshops, Incentives und Direktionsveranstaltungen - Organisation von Veranstaltungen mit bis zu 100 Teilnehmern - Teilnehmermanagement inklusive Einladungen, Anmeldungen, Nachfassaktionen und Auswertungen - Auswahl und Abstimmung von Hotels, Veranstaltungsorten, Caterern und Dienstleistern - Unterstützung bei Abend- und gelegentlichen Wochenendveranstaltungen Ausbildungsmanagement - Verwaltung von Teilnehmerdaten und Ausbildungsständen - Organisation von Ausbildungsmaßnahmen - Erstellung von Auswertungen, Statistiken und Kennzahlen - Ausbildungscontrolling und Nachverfolgung relevanter Aktivitäten Büro- und Direktionsorganisation - Kalender- und Terminmanagement - Reise- und Hotelbuchungen - Vorfilterung von Telefonaten und Korrespondenz - Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen - Erstellung von Protokollen und Nachhalten vereinbarter Maßnahmen - Allgemeine Büroorganisation Unterstützung der Direktionsleitung - Organisation von Ehrungen, Jubiläen und besonderen Anlässen - Koordination von Präsenten und Aufmerksamkeiten - Kommunikation mit Geschäftspartnern, Führungskräften und Vermögensberatern - Vertrauensvolle Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben Ihr Profil - Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Organisations- oder Office-Management-Bereich - Ausgeprägtes Organisationstalent und hohe Eigenverantwortung - Sicheres, professionelles und freundliches Auftreten - Hohe Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion - Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise - Freude an Kommunikation und Zusammenarbeit mit Menschen - Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office - Idealerweise Erfahrung im Bildungs-, Vertriebs- oder Finanzdienstleistungsumfeld Das bieten wir - Unbefristete Teilzeitstelle (20 Stunden pro Woche) - Direkte Zusammenarbeit mit der Direktionsleitung - Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben - Kurze Entscheidungswege und eigenständiger Verantwortungsbereich - Langfristige Perspektive in einem erfolgreichen Umfeld - Wertschätzendes Miteinander und familiäre Atmosphäre Was uns besonders wichtig ist Wir suchen keinen klassischen Sachbearbeiter, sondern eine Persönlichkeit, die mitdenkt, organisiert und Verantwortung übernimmt. Jemanden, auf den man sich verlassen kann und der durch Professionalität, Verbindlichkeit und Herzlichkeit zum Erfolg der gesamten Direktion beiträgt. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büromaterialverwaltung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Postbearbeitung, Buchführung, Buchhaltung Expertenkenntnisse: Korrespondenz, Büroorganisation, Büromanagement, Korrekturlesen Zwingend erforderlich: Kunden-, Besucherempfang, Besprechungsvorbereitung, -organisation, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Präsentationsunterlagen erstellen, Terminplanung, -überwachung, Büro- und Verwaltungsarbeiten