About this role
Die Branicks Group AG sucht Unterstützung im Empfangs- und Offciemanagement Team. Es erwartet Sie ein vielseitiger Aufgabenbereich je nach Ihren Talenten und Neigungen: Empfang: - Professioneller Empfang und Betreuung nationaler und internationaler Kunden - Bedienung der Telefonzentrale sowie Annahme und Weiterleitung von Anrufen - Bearbeitung des zentralen Empfangs-E-Mail-Postfachs - Organisation, Koordination und Betreuung von Konferenzräumen inkl. Bewirtung - Bearbeitung des Postein- und -ausgangs für den Standort Frankfurt sowie alle Niederlassungen - Vorbereitung und Versand von Kuriersendungen - Verwaltung von Zugangskarten, Schlüssel- und Zutrittsberechtigungen - Verwaltung der Gästeparkplätze - Ansprechpartner für Lieferanten, Dienstleister und Facility Services inkl. Beauftragung von Handwerkern, Reinigungsdiensten und sonstigen externen Dienstleistern Office Management: - Beschaffungswesen und Zentraleinkauf (Büromaterialien, Arbeitsmittel, Getränke, Kaffee/Tee, Dienstleistungen, Sonstiges) - Verwaltung von Zeitungsabonnements - Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Dokumentenmanagementsystem (DocuWare) - Administrative Unterstützung und Vertretung im Travel Management inkl. Liaison mit dem Reisebüro - Arbeiten mit MS-Office (Word/Excel/Power Point) Fuhrpark: - Verwaltung und Koordination des Fuhrparks - Buchung und Verwaltung der Poolfahrzeuge am Standort - Terminierung und Überwachung von Inspektionen, Wartungen und TÜV - Abwicklung von Schadensmeldungen sowie Kommunikation mit Versicherungen und Werkstätten - Verwaltung und Bestellung von Tankkarten sowie elektronischen Fahrtenbüchern - Überwachung und Dokumentation der Fahrzeugnutzung unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien Ihr Profil In Ihrer Rolle als **Mitarbeitender Empfangs- und Officemanagement (m/w/d) **hilft Ihnen folgendes: - Abgeschlossene Ausbildung (z.B. Büromanagement, Hotelfach oder vergleichbar) - Berufserfahrung im Office Management oder einem administrativen Service Umfeld (z.B. Front Office, Customer Service) - Service-Affinität: "Gastgebermentalität" - Organisationsgeschick - Grundkenntnisse in MS-Office Anwendungen - Erfahrung im Fuhrparkmanagement von Vorteil, Aufgaben erlernbar - Professionelles, freundliches Auftreten - Strukturierte, eigenständige und sorgfältige Arbeitsweise - Kommunikationsstärke, Durchsetzungs- und Teamfähigkeit - Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Belastbarkeit Sollten nicht alle Punkte auf Sie zutreffen, freuen wir uns dennoch auf Ihre Bewerbung! Unser Angebot - Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit geregelten Arbeitszeiten von Montag – Freitag - Es erwartet Sie ein engagiertes und motiviertes Team - Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten zur Förderung Ihrer beruflichen Entwicklung - Kostenfreie Kalt- und Heißgetränke sowie ein umfassendes Angebot an weiteren Erfrischungen - Modernes, verkehrsgünstig und zentral gelegenes Büro mit exzellenter ÖPNV Anbindung im Global Tower Frankfurt - Moderne technische Ausstattung mit Firmenlaptop - Regelmäßige Mitarbeiterveranstaltungen und Events in großer Runde - Zugang zum PME-Familienservice für Coaching und Unterstützung im Alltag Unser Empfangs- und Officemanagement Team arbeitet von Montags bis Freitags in zwei Schichten zwischen 7:30 Uhr und 19:00 Uhr (Freitags 18:00 Uhr). Die Stelle ist in 100% Präsenz zu besetzen. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Büromaterialverwaltung, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Kundenberatung, -betreuung Expertenkenntnisse: Bankett (Veranstaltungsabteilung - Organisation und Service), Büroorganisation, Büromanagement, Postbearbeitung Zwingend erforderlich: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Auskünfte erteilen, Gästebetreuung, Telefondienst