About this role
Die DEKRA Arbeit GmbH sucht für einen Kunden, eine EU-Behörde in Frankfurt am Main, eine/n Mitarbeiter/in (m/w/d) im Bereich Empfang, Office Operations & Facility Support zur Verstärkung des Teams. Die Stelle umfasst die Unterstützung des täglichen Büro- und Empfangsbetriebs sowie die Koordination kleinerer Facility-Aufgaben und logistischer Abläufe im Gebäude. Wir bieten Ihnen ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Ihre organisatorischen Fähigkeiten geschätzt werden. Ihre Aufgaben: - Sie übernehmen die Betreuung des Empfangs (Front Desk) und stellen die tägliche Besetzung sowie einen reibungslosen Ablauf sicher. - Sie sind erste Anlaufstelle für Besucher, Dienstleister und Mitarbeitende und koordinieren deren Zugang sowie Besucherausweise. - Sie bearbeiten eingehende Telefonate und E-Mails sowie das Funktionspostfach des Facility Managements und priorisieren eingehende Anfragen. - Sie unterstützen bei der Organisation und Vorbereitung von Besprechungsräumen sowie bei der Bereitstellung technischer Ausstattung. - Sie koordinieren kleinere Facility-Aufgaben und stimmen sich hierzu eng mit dem Facility Management des MesseTurms sowie externen Dienstleistern ab. - Sie begleiten und koordinieren Dienstleister bei Einsätzen im Gebäude (z. B. Reinigung, Technik, Post- und Cateringdienste). - Sie unterstützen bei der Organisation von Lieferungen, Bürobedarf sowie der Verteilung von Materialien und Ausstattung. - Sie wirken bei der Koordination von Meetings, Workshops und Standortbesuchen mit, einschließlich Raumreservierungen und logistischer Vorbereitung. - Sie unterstützen bei internen Umzügen, Arbeitsplatzwechseln sowie der Einrichtung neuer Arbeitsplätze für Mitarbeitende. - Sie pflegen einfache Dokumentationen und Tracker (z. B. Aufgabenstände, offene Punkte, Fristen) und unterstützen bei interner Kommunikation. - Sie unterstützen bei Sicherheits- und Organisationsmaßnahmen (z. B. Evakuierungsübungen, Brandschutzprozesse, Gesundheitsmaßnahmen). Ihr Profil: - Sie verfügen über mindestens 2 Jahre Erfahrung in Büroorganisation, Empfang, Facility Support, Logistik oder einer vergleichbaren Tätigkeit. - Sie haben sehr gute Kenntnisse in MS Outlook, Word, Excel und Teams sowie Grundkenntnisse in SharePoint. - Sie sprechen sehr gut Deutsch (mind. B2) und Englisch in Wort und Schrift. - Sie arbeiten strukturiert, zuverlässig und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick. - Sie zeichnen sich durch eine ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke aus. - Sie sind diskret, verantwortungsbewusst und arbeiten sorgfältig mit internen Informationen. - Sie sind bereit, überwiegend vor Ort zu arbeiten, da die Tätigkeit eine hohe Präsenz im Gebäude erfordert. - Vorteilhaft sind Kenntnisse im Bereich Facility Management, Office Operations oder Erfahrung in internationalen bzw. institutionellen Arbeitsumfeldern. Was wir Ihnen bieten: - Ein befristeter Arbeitsvertrag (6 Monate mit Verlängerungsoption) in einer EU-Behörde - Eine interessante, Ihren Qualifikationen entsprechende Position mit der Möglichkeit einer späteren Übernahme durch das Kundenunternehmen Ihr Weg zu uns: Falls Sie sich direkt bewerben wollen, so können Sie uns gerne Ihren Lebenslauf per E-mail senden oder uns Ihre Daten über die angebotene online-Bewerbung zukommen lassen. Bei der online-Bewerbung können Sie nach Eingabe Ihrer Kontaktdaten Ihren Lebenslauf "hochladen". Wir fördern Vielfalt und heißen jede Bewerbung herzlich willkommen.