About this role
**Die IRS Group ** Die IRS Group ist die europaweit führende Gruppe in den Bereichen Smart Repair, Karosserie- & Lackreparaturen sowie Hagelschadeninstandsetzung. Unser Erfolgsrezept: das „Wir“ – mit deutschlandweit 60 Werkstätten und einem starken zentralen Support aus Hamburg. Für unseren Standort in Hamburg suchen wir Verstärkung alsals Office & Contract Administration Specialist (m/w/d). **Deine Aufgaben ** Deine Rolle bei uns In dieser Position übernimmst Du eine zentrale Rolle in der strukturierten Organisation unserer Vertrags- und Verwaltungsprozesse. Du sorgst für Transparenz, Verlässlichkeit und eine saubere administrative Abwicklung, insbesondere im Zusammenspiel mit rechtlich relevanten Themen. In diesem Rahmen übernimmst du unter anderem folgende Aufgaben: - Zentrale Verwaltung, Pflege und strukturierte Ablage unserer Verträge inkl. Fristen, Laufzeiten, Kündigungen und Wiedervorlagen - Koordination und Nachverfolgung von Vertragsprüfungen in Abstimmung mit internen Fachbereichen sowie externen Ansprechpersonen - Sicherstellung einer transparenten Fristenkontrolle und Dokumentation - Administrative Betreuung rechtlicher Sachverhalte (z. B. Korrespondenz, Unterlagenzusammenstellung, Statusverfolgung – keine Rechtsberatung) - Koordination von Inkasso-Themen in enger Zusammenarbeit mit der Debitorenbuchhaltung - Unterstützung bei HR-nahen rechtlichen und administrativen Themen - Vorbereitung von Vollmachten, Beschlüssen und anderen formalen Unterlagen - Verantwortung für Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen inkl. Dokumentation - Koordination und Qualitätssicherung bei Ordnungswidrigkeitsthemen - Mitarbeit und eigenständige Übernahme administrativer Teilprojekte (z. B. Prozesse, Dokumentation, Organisation) - Fachliche Koordination von Zuarbeit aus dem Office Support Dein Profil ⭐ - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als - Kaufleute für Büromanagement (m/w/d) - Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d) - oder eine vergleichbare Qualifikation - Erste bis mehrjährige Erfahrung in der Vertragsverwaltung, Fristenkontrolle, Dokumentenmanagement oder vergleichbarer Administration - Idealerweise Erfahrung im Umgang mit formal oder rechtlich relevanten Themen - Sehr strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise - Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Diskretion - Schnelle Auffassungsgabe und gutes Organisationsvermögen - Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit mit unterschiedlichen Schnittstellen - Versierter Umgang mit MS Office, digitalen Tools und KI-Anwendungen zur strukturierten und effizienten Arbeitsweise ** Was wir bieten ** - Eine vielseitige Rolle mit breitem Einblick in Vertragsmanagement und Office-Organisation - Die Möglichkeit, Vertrags- und Verwaltungsthemen nicht nur abzuarbeiten, sondern professionell zu strukturieren und weiterzuentwickeln - Ein fortschrittliches Arbeitsumfeld, das digitale Lösungen und KI‑gestützte Tools nutzt, um Arbeitsabläufe kontinuierlich zu optimieren und Transparenz sowie Effizienz zu steigern - Ein dynamisches Unternehmensumfeld mit kurzen Wegen und praktischer Umsetzung - Ein Standort in Hamburg mit direkter Schnittstelle zu Verwaltung, operativen Bereichen und externen Ansprechpersonen - Faires Gehalt & 30 Tage Urlaub - Entwicklungsmöglichkeiten & Arbeitsplatzsicherheit in einem wachsenden Konzern - Corporate Benefits – bis zu 50 % Rabatt bei über 1.500 Marken - Company Bike **Bewirb Dich jetzt ** Interessiert? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung! Einfach über den Button**"Online bewerben"** oder in nur 2 Minuten per WhatsApp. IRS Karosserie & Lack GmbH Eidelstedter Platz 18 22523 Hamburg