About this role
HR Operations Specialist (m/w/d)Vollzeit | Frankfurt am Main
Über AscomBei Ascom entwickeln wir nicht einfach Technologie – wir ermöglichen bessere Versorgung.
Als globaler Anbieter von Healthcare‑ICT- und mobilen Workflow‑Lösungen mit Hauptsitz in der Schweiz unterstützen wir das Gesundheitswesen seit über 160 Jahren. Unsere Lösungen werden heute in mehr als 12.000 Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen weltweit eingesetzt und verarbeiten jährlich über 800 Millionen Alarme.
Hinter jedem Alarm steht ein Mensch: ein Patient, eine Pflegefachkraft, ein Arzt – und ein entscheidender Moment. Unsere Technologie hilft medizinischem Personal, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Zeit zu sparen, Ergebnisse zu verbessern und Menschen zu helfen.
Die RolleZur Verstärkung unseres regionalen HR-Teams (Region South: DACH, CEE, Frankreich, Italien, Belgien, Rumänien) suchen wir eine erfahrene und detailorientierte Persönlichkeit als HR Operations Specialist/in in unserem Büro in Frankfurt.
In dieser Rolle sind Sie das Rückgrat unserer HR‑Organisation: Sie sorgen für korrekte HR‑Daten, reibungslose Payroll‑Prozesse, verlässliches Reporting und eine durchgängig positive Employee Experience – vom Onboarding bis zum Offboarding.
Wenn Sie strukturiertes Arbeiten schätzen, gerne Verantwortung übernehmen und als verlässliche Ansprechperson agieren, bietet Ihnen diese Position Stabilität und Abwechslung in einem internationalen Umfeld.
Die AufgabenPayroll, Compensation & Salary Review – Fokus DACH
Verantwortung für die ausgelagerte Gehaltsabrechnung in der DACH‑Region
Vorbereitung, Prüfung und Qualitätssicherung der Payroll‑Daten sowie Klärung von Abweichungen mit externen Dienstleistern
Vorbereitung und Validierung der Daten für die Gehaltsrunden
Aufbereitung von Leistungs- und Vergütungsdaten sowie Kalibrierungslisten
Nachverfolgung der Zielerreichung (STI/Bonus) und Unterstützung bei Auszahlungsprozessen
HR Operations & Administration – Region South
Verantwortung für die HR‑Administration und Pflege der Mitarbeiterstammdaten in Microsoft Dynamics 365 HR
Erstellung, Pflege und Archivierung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen, Zeugnissen und HR‑Dokumenten
Sicherstellung und Pflege korrekter Mitarbeiter- und Vergütungsdaten
Verwaltung der Benutzerzugriffe, Datenqualitätsprüfungen und Dokumentenarchivierung sowie digitalen Personalakten
Unterstützung des Onboarding‑Prozesses in enger Zusammenarbeit mit Führungskräften
Erste Ansprechperson für Führungskräfte zu HR‑Tools und HR‑Prozessen
Erstellung von Arbeitszeugnissen
Pflege und Aktualisierung von Organigrammen
Unterstützung bei der Erstellung und Veröffentlichung vom HR‑Newsletter
Recruiting‑Unterstützung
Koordination von Stellenausschreibungen und Bewerbermanagement
Kommunikation mit Kandidat:innen, Terminierung von Interviews und Abstimmung mit Hiring Managern
Sicherstellung einer professionellen und positiven Candidate Experience
HR Reporting & HRIS
Unterstützung beim monatlichen und quartalsweisen HR‑Reporting
Analyse, Qualitätssicherung und Nachverfolgung von Personaldaten und KPIs in HR-Tools und -Systemen
Aktive Mitarbeit in HR‑Projekten, Systemoptimierungen sowie Prozess‑ und Workflow‑Verbesserungen
Ihr ProfilAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich HR, Betriebswirtschaft oder vergleichbar
Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in HR‑Administration, HR Operations oder HR Backoffice
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
Fundierte Erfahrung mit HRIS‑Systemen (Microsoft Dynamics 365 von Vorteil)
Erfahrung in der Gehaltsabrechnung sowie Kenntnisse der HR-Prozesse über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus (Onboarding bis Offboarding)
Erfahrung mit Zeit‑ und Abwesenheitssystemen (z. B. Atoss) von Vorteil
Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse, insbesondere Excel
Hohe Genauigkeit, Verlässlichkeit und Diskretion
Strukturierte, proaktive Arbeitsweise mit ausgeprägten Organisations‑ und Priorisierungsfähigkeiten
Teamorientierte Persönlichkeit mit der Fähigkeit, eigenständig und verantwortungsvoll zu arbeiten
Warum Ascom?Sinnstiftende Tätigkeit: Mit Ihrer Arbeit stellen Sie verlässliche HR‑Services, fundierte Entscheidungsgrundlagen und eine positive Employee Experience sicher
Internationales Umfeld: Zusammenarbeit mit mehreren europäischen Ländern in einem globalen Unternehmen
Stabilität und Weiterentwicklung: Etabliertes Unternehmen mit Fokus auf Transformation
Verantwortung & Vertrauen: Sie werden als Teil unseres regionalen HR-Teams (South) geschätzt
Kollaborative Unternehmenskultur: Professionell, wertschätzend und unterstützend
Kontinuierliche Verbesserung: Raum zur Mitgestaltung von HR‑Prozessen und Systemen
Dies ist Ihre Chance, Teil eines wertschätzenden und unterstützenden HR-Teams zu werden.