About this role
Zur Unterstützung des vhs-Serviceteams sucht unsere Volkshochschule Mittleres Taubertal e. V. baldmöglichst eine/n Verwaltungsmitarbeitende/n (w/m/d) (Sekretariat / Kursbetreuung) in Teilzeit mit 20 Wochenstunden (befristet) Bei Vorliegen entsprechender Ausbildung könnte die Stelle mit der Teilzeitstelle „Pädagogische Assistenz“ kombiniert werden. Ihre Aufgabe: - Sie beraten unsere Teilnehmer/innen bei der Auswahl aus unserem umfangreichen Kursangebot. - Von der Anmeldung über die termingerechte Durchführung bis hin zum Kursabschluss und Statistiken sorgen Sie für einen zuverlässigen Ablauf und für die Einhaltung der Qualitätsmerkmale unserer Veranstaltungen. - In fachübergreifenden Projekten wirken Sie mit an der Gestaltung und Durchführung neuer Kursangebote. - Für die umfangreiche organisatorische Betreuung der Kurse sind Sie auch abends und am Wochenende im Einsatz. - Sie unterstützen die Organisation von Gesprächen und Treffen mit Kursträgern, Kooperationspartnern und Kursleitenden, nehmen daran teil und führen Protokoll. - Sie beantragen nach Vorgabe Fördermittel und Fahrtkosten sowie rechnen diese selbstständig gegenüber den Empfängern und den verschiedenen Mittelgebern ab. - Sie koordinieren Einstufungstests und Beratungsveranstaltungen für unsere Teilnehmer/innen und wirken bei deren Durchführung mit. - Sie führen die hausinterne Dozentenbibliothek und sind für die Ausgabe und das Leihwesen der Kursbücher und Unterrichtsmaterialien verantwortlich. - Durch Ihre Zuverlässigkeit im Anmeldewesen und bei der Kursabrechnung leisten Sie eine wichtige Zuarbeit zur Finanzbuchhaltung - Sie arbeiten aktiv im Qualitätsentwicklungsprozess und im Datenschutz gemäß EU-DSGVO mit. Wir erwarten: - Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau /-mann oder in der öffentlichen Verwaltung - Muttersprachliche Kenntnisse Deutsch bzw. Sprachkenntnisse auf C1-Niveau in der deutschen Sprache - sprachliche Sicherheit in Rechtschreibung und Stil sowohl im mündlichen als auch schriftlichen Ausdruck in der deutschen Sprache - Gute Englischkenntnisse - Fähigkeit zur selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeit - Analytische und problemorientierte Arbeitsweise - Sicherer Umgang mit Zahlen und Berechnungen - Sicherer Umgang mit den MS-Office-Programmen (Word, Excel. PowerPoint, Outlook Exchange und Internet) - Überdurchschnittliche Befähigung zur Abfassung von Texten im Rahmen von Protokoll- bzw. Schriftführungen, d. h. schnelle Auffassungsgabe, gutes Hörvermögen, sicherer, klarer Formulierungsstil, schnelle Schreibfähigkeit auf PC-Tastaturen - Interesse an einer eigenverantwortlichen Tätigkeit - Fortbildungsbereitschaft - Sicheres Auftreten, Sozialkompetenz und Teamfähigkeit - Bereitschaft zur Wechselschicht (vormittags 9-13 Uhr bzw. nachmittags 15-19 Uhr) - Belastbarkeit und Flexibilität (Nachmittag-/Abend-/Wochenenddienste) Wir bieten: - Eine interessante und abwechslungsreiche Aufgabe mit leistungsgerechter Eingruppierung in Anlehnung an TVöD 6, mit Möglichkeit eines Bewährungsaufstiegs bei entsprechenden Voraussetzungen. - Die Stelle ist baldmöglichst zu besetzen. - Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung ist angedacht. W / m / d haben bei uns die gleichen Chancen. Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung besonders berücksichtigt. Interesse? Ihre aussagekräftige Bewerbung mit der Darstellung Ihrer Motivation senden Sie bitte auf dem Postweg an: vhs Mittleres Taubertal e. V. Christine Schelhaas Struwepfad 2, 97941 Tauberbischofsheim [email protected] Auf eine Bewerbungsmappe wird verzichtet, da die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgeschickt werden können. Noch Fragen? Wenden Sie sich bitte an Frau Schelhaas, Tel.: 09341-89680-0. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Personalplanung, Personalverwaltung, Controlling, Buchführung, Buchhaltung, Personalwesen, Notizprogramm OneNote (MS Office), Kassenwesen (öffentliche Verwaltung), Haushaltsrecht, Reisekostenabrechnung, Spesenabrechnung, Lohn- und Gehaltsbuchhaltung, -abrechnung, Kalkulation, Kosten- und Leistungsrechnung, DTP-Anwendung Publisher (MS Office), Projektplanungssoftware MS Project (MS Office), Spracherkennungssoftware, Verwaltungsrecht, Marketing, Leistungsfälle bearbeiten, Kommunalrecht, Steuerrecht, Drittmittelmanagement Erweiterte Kenntnisse: Berichtswesen, Information, Besprechungsvorbereitung, -organisation, Büroorganisation, Büromanagement, Zahlungsverkehr, Präsentationsunterlagen erstellen, Abrechnung, Einkauf, Beschaffung Expertenkenntnisse: Korrekturlesen, Büro- und Verwaltungsarbeiten, Büromaterialverwaltung, Korrespondenz, Kunden-, Besucherempfang, Postbearbeitung, Protokollieren, Ablage, Registratur, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Ausweis-, Pass- und Meldewesen, Datenübernahme, Datenaufbereitung, Kundenberatung, -betreuung, Auftragsannahme, -bearbeitung