About this role
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 85 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen. Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Zentralen Dienste zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet für drei Jahre, für 39 Stunden pro Woche eine*n Projektmitarbeiter*in Schriftgutverwaltung & Digitalisierung (Kennziffer 52/26) Das Team der Zentralen Dienste unterstützt die Generalverwaltung (GV) bei der täglichen Arbeit. Zu den Aufgaben gehören die Gewährleistung des Dienstbetriebes, insbesondere der Innere Dienst, die Arbeitssicherheit und die Sicherstellung aller Serviceanforderungen. In dieser Position unterstützen Sie als Teil unseres Teams die Leiterin Zentrale Dienste. Ihre Aufgaben werden sein - Konzeption und Aufbau eines zentralen DMS‑/E-Akte-Templates für die gesamte Verwaltung und Teilprojektleitung bei der Einführung dieser vorgangsbezogenen Schriftgutverwaltung - Erfassung, Analyse und Priorisierung fachlicher Anforderungen aus Verwaltung, Organisation und Fachbereichen - Beratung der Fachbereiche zu Dokumentenmanagement, Registraturprozessen und digitalen Verwaltungsabläufen - Entwicklung von Soll‑Konzepten für Verwaltungsprozesse, digitale Vorgänge, Metadaten und Ablage - Übersetzung fachlicher Anforderungen in Systemspezifikationen für IT - Konzeption eines rollenbasierten Berechtigungsmodells - Mitwirkung bei der Toolauswahl und ‑einführung - Enge Zusammenarbeit mit IT, Datenschutz, Informationssicherheit und Fachbereichen - Qualitätssicherung der Aktenführung (Vollständigkeit, Konsistenz, Metadatenqualität, Ordnungsmäßigkeit) - Schulung, Befähigung und Support für Anwender*innen in Verwaltung und Fachbereichen - Unterstützung beim Change-Management Was Sie mitbringen - Abgeschlossenes Hochschulstudium (Verwaltungswissenschaften, Informationsmanagement o. Ä.) oder Beschäftigtenlehrgang II (BL II/Verwaltungsfachwirtin) bzw. vergleichbare Qualifikation - Erfahrung in der Einführung, Begleitung und Nutzung moderner DMS- und E-Akten-Systeme sowie digitaler Registraturarbeit - Sehr gute Kenntnisse der Schriftgutverwaltung und ordnungsgemäßen Aktenführung, idealerweise aus der öffentlichen Verwaltung (Kommunen/Ministerien) - Kenntnisse relevanter Regelwerke und Standards (z. B. DSGVO, Aktenpläne) - Berufserfahrung in einem Organisationsreferat oder im Verwaltungsmanagement - Kenntnisse im Prozess- und agilen Projektmanagement - Projekterfahrung in Digitalisierungsprojekten der Verwaltung - IT-Verständnis im Verwaltungskontext (Schnittstelle zur IT ohne technische Spezialrolle) - Erfahrung im Umgang mit KI-Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten - Idealerweise Kenntnisse im M365-Umfeld (SharePoint, Teams, Outlook) - Sehr strukturierte, analytische Arbeitsweise und ausgeprägtes prozessuales Denkvermögen - Fähigkeit, komplexe Sachverhalte und rechtliche Anforderungen verständlich aufzubereiten und praxisnah zu übersetzen - Lösungsorientierte Kommunikation und Moderationskompetenz - Präzises, selbstständiges, verantwortungsbewusstes Arbeiten sowie Freude an der Gestaltung moderner Verwaltungsprozesse Das bieten wir Ihnen Im Rahmen eines auf drei Jahre befristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 13 TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden. Was Sie von uns erwarten können - Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle - Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge - Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs - Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt - Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung ( https://cockpit.as-mediendesign.de/jump1/124601 ) (Kennziffer 52/26), einschließlich eines persönlich verfassten Anschreibens, unter: https://www.mpg.de/karriere/gv ( https://cockpit.as-mediendesign.de/jump1/124601/1/1818 ) Bewerbungsfrist: 1. Juli 2026 Jetzt bewerben ( https://cockpit.as-mediendesign.de/jump1/124601 ) MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT zur Förderung der Wissenschaften e. V. Generalverwaltung München Abteilung Personal und Personalrecht www.mpg.de ( https://cockpit.as-mediendesign.de/jump1/124601/1/1819 )