Customer Service Adviser (f/m/d) Location: Darmstadt, Deutschland Positionsübersicht Ziel der Position ist die effiziente Bearbeitung von Aufträgen sowie die Pflege korrekter Daten in verschiedenen Managementsystemen. Darüber hinaus unterstützt die Rolle beim Testen und Implementieren neuer operativer Projekte und Änderungen gemäß der jährlichen Roadmap. Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Verwaltung der Kundendaten, um deren Genauigkeit und Integrität sicherzustellen und reibungslose Geschäftsabläufe zu gewährleisten. Die Position umfasst außerdem die tägliche Kommunikation und Koordination mit Kunden. Dazu gehören die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Erstellung von Dokumentationen, die Nachverfolgung von Aufträgen sowie die Sicherstellung einer termingerechten und korrekten Auftragsabwicklung. Zudem unterstützt die Rolle interne Teams durch einen effizienten Informationsfluss und die Lösung operativer Engpässe. <div style="text-align:center;margin:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif" align="center"><hr align="center" size="2" width="100%"></div> Aufgabenbereich Auftragsabwicklung <ul style="margin-top:0.0cm;margin-bottom:0.0cm" type="disc"> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Bearbeitung und Nachverfolgung von Verkaufsaufträgen – vom Auftragseingang bis zur finalen Rechnungsstellung </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Koordination mit internen Abteilungen (Vertrieb, Auftragsabwicklung, Service, Finanzen, Logistik) zur Sicherstellung der termingerechten Lieferung </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Kommunikation mit internen und externen Kunden: Statusupdates, Bearbeitung von Anfragen und Lösung von auftragsbezogenen Problemen </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Tägliche Erstellung und Aktualisierung einer präzisen Abrechnungsprognose </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Verantwortung für ein zugewiesenes Gebiet sowie Unterstützung des Vertriebsteams beim Erreichen der Umsatzziele (inkl. Auftragsabwicklung, Bestandsprüfung, Versandverfolgung, Zahlungsabwicklung und Kundenkommunikation) </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Erstellung von Rechnungen gemäß Anforderungen und Prozessen (z. B. Anzahlungen, Vorausrechnungen, reguläre Rechnungen, Gutschriften, Belastungen, RMAs, Änderungsaufträge, E-Rechnungen etc.) </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Identifikation und Eskalation von Problemen oder Abweichungen an die zuständigen Abteilungen </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Sicherstellung der Einhaltung interner Prozesse und Richtlinien bei gleichzeitiger Erfüllung der Kundenanforderungen </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Pflege genauer Auftrags- und Statusdaten </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Verwaltung des zentralen Customer-Service-Postfachs </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Unterstützung des Teams als Vertretung bei Bedarf </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Intercompany-Beschaffung (z. B. ISTO-Prozesse, Zubehörbestände) </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Zeitgerechte Archivierung aller auftragsrelevanten Dokumente (z. B. unterschriebene Angebote, Aufträge, Bestellungen) </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Erkennung und Kategorisierung von Kundenfeedback, Risiken oder Sonderfällen sowie rechtzeitige Eskalation </li> </ul> <div style="text-align:center;margin:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif" align="center"><hr align="center" size="2" width="100%"></div> Operative Systeme <ul style="margin-top:0.0cm;margin-bottom:0.0cm" type="disc"> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Pflege und Aktualisierung von Daten in verschiedenen Systemen (MSP, DMS, CPQ, SAP, CRM) </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Unterstützung bei lokalen Tests und der Implementierung neuer operativer Projekte gemäß Jahresplanung </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Verwaltung von Kundenstammdaten </li> </ul> <div style="text-align:center;margin:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif" align="center"><hr align="center" size="2" width="100%"></div> Beitrag zum Team <ul style="margin-top:0.0cm;margin-bottom:0.0cm" type="disc"> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Einarbeitung und fachliche Unterstützung neuer Teammitglieder </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Erstellung von Leitfäden und Weitergabe von Best Practices </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Proaktive Analyse von Prozessen, Identifikation von Risiken und Optimierungspotenzialen </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Einreichung von IT-Tickets und Testen von Systemoptimierungen nach deren Freigabe </li> </ul> <div style="text-align:center;margin:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif" align="center"><hr align="center" size="2" width="100%"></div> Sonstiges <ul style="margin-top:0.0cm;margin-bottom:0.0cm" type="disc"> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Priorisierung der Bereinigung von 4010-Beständen </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Verwaltung von Plattformen für öffentliche und private Gruppen (z. B. EDI-Kommunikation, elektronische Rechnungsstellung) </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Korrekte Interpretation von Vertriebsrichtlinien sowie Vermittlung von Prozessen und Regeln an das Vertriebsteam </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Durchführung von Schulungen zu Customer-Service-Themen für Kollegen oder Kunden bei Bedarf </li> </ul> <div style="text-align:center;margin:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif" align="center"><hr align="center" size="2" width="100%"></div> Qualifikationen und Erfahrung <ul style="margin-top:0.0cm;margin-bottom:0.0cm" type="disc"> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">In der Regel 1–3 Jahre Erfahrung im Kundenservice </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten sowie Fähigkeit, unterschiedliche Kundenanfragen und Beschwerden zu bearbeiten </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Erfahrung mit CRM-Systemen von Vorteil </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Sicherer Umgang mit MS Office </li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:0.0cm;font-size:12.0pt;font-family:'Times New Roman', serif">Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse </li> </ul> Customer Service Adviser (f/m/d), Germany Location: Darmstadt, Germany Position Overview: To efficiently process orders and maintain accurate records across various management systems. Assist in testing and implementing new operational projects and changes as per the annual roadmap. Manage customer master data to ensure its accuracy and integrity, supporting seamless business operations. Handles the day-to-day communication and coordination with clients. This role involves managing client requests, preparing documentation, tracking order progress, and ensuring timely and accurate delivery of orders. The coordinator also supports internal teams by facilitating smooth information flow and resolving operational bottlenecks. Role Functions: Order processing: <ul style="margin-bottom:0.0cm;margin-top:0.0px"> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Sales orders processing and follow up- from reception to final invoice.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Coordination with internal teams: Collaborating with sales, processing, service, finance and logistic departments to ensure order fulfillment and delivery.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Customer communication: providing customers (internal & external) with updates, adressing any inquiries and resolving issues related to orders.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Provide accurate billing forecast updated every day.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">In charge of assigned area, assist sales representatives to achieve sales targets, including order, local stock check, follow up the shipments, payment customer communication & support.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Generating invoices based on requirement and process: downpayment, advance billing, regular billing, credit, debit, RMA, change order, e-invoice, etc.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Alert any issue or discrepancy to relevant departments to get it solved.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Meet the customer’s needs whilst ensuring compliance with internal processes and regulations.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Maintain accurate records of orders and status.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Customer Service central mailbox management.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Team Backup when necessary.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Intercompany stock purchasing: ISTO processing, accessory stock.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Archive order supporting docs (signed PI/SO, PO etc.) in time.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Identify and categorize customer's feedback, significant risks or any exception cases can't be handled need to be escalated in time.</li> </ul> Operation platform: <ul style="margin-bottom:0.0cm;margin-top:0.0px"> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Maintain accurate records using different management systems (MSP, DMS, CPQ, SAP, CRM)</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">To locally assist, test and implement the operation new projects and changes according to the year roadmap.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Customer Master data management.</li> </ul> Team’s Professional Contribution: <ul style="margin-bottom:0.0cm;margin-top:0.0px"> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Prioritize 4010 stock cleaning.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Public and Private groups platform management: EDI comunication, electronic invoicing.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Interpreting sales policies correctly, promoting order management rules and related process specifications to the sales team, and guiding them in the compliant processing of orders.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Give CS related training for colleagues or customers if necessary.</li> </ul> Others: <ul style="margin-bottom:0.0cm;margin-top:0.0px"> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Provide appropriate professional guidance to new members, to help them settle in quickly.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Output professional guidance documents and share experiences.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Think proactively about daily order processes, identify the risk points or the points that can be optimised, and provide suggestions for optimising the current process.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Raise IT ticket and test once system optimiztions request get approved.</li> </ul> Qualifications and Experience: <ul style="margin-bottom:0.0cm;margin-top:0.0px"> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif"><a name="_Hlk29957939"></a>Typically requires 1 - 3 years of experience in customer service.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Strong communication skills and the ability to handle a variety of customer inquiries and complaints.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Independent, structured, and reliable working style with high attention to detail.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Familiarity with CRM systems is a plus.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Proficient in MS Office applications.</li> <li style="margin:0.0cm 0.0cm 0.0cm 0.0px;font-size:10.0pt;font-family:'Trebuchet MS', sans-serif">Fluent German (written and spoken) and good English skills.</li> </ul> <div style="border:solid windowtext 1.0pt;padding:1.0pt 4.0pt 1.0pt 4.0pt"> NOTE: This job description is not intended to be all-inclusive. Employee may perform other related duties as negotiated to meet the ongoing needs of the organization. </div>

Customer Service Advisor, DE (DE) @ Mindray

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