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Weitere Berufsbezeichnung: Assistent / Assistentin der Geschäftsleitung (m/w/d); Rechte Hand der Geschäftsleitung (m/w/d) Stellenbeschreibung: Office Manager:in (m/w/d)/ Assistent:in (m/w/d) der Geschäftsleitung 📍 Standort: Hamburg, Ahrensburg | ⏳ Vollzeit Du bist gerne die Person, bei der alle Fäden zusammenlaufen? Dir ist bewusst, wie man organisiert, strukturiert und dabei nie das Menschliche vergisst? Dann haben wir einen Platz für dich – mitten im Herzen unseres Teams. Bei uns geht es für dich nicht nur um reibungslose Abläufe, sondern vor allem um Menschen. Du sorgst vor allem für Klarheit, Verlässlichkeit und Vertrauen. Für unsere Kund:innen, unser Team, die Geschäftsleitung und unser Unternehmen. Als Office Manager:in (m/w/d) und Assistent:in (m/w/d) der Geschäftsleitung bist du ein echtes Herzstück: Du gibst Struktur, schaffst Ordnung, denkst mit – mit einem offenen Ohr und einem wachen Blick fürs Detail. Ob im Kontakt mit Kunden, im Austausch mit Kollegen oder bei der Zusammenarbeit mit unseren externen Partnern: Du hältst alles zusammen. Was du bei uns bewegst: • Assistenz der Geschäftsleitung & Büroorganisation: Du unterstützt unsere Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, koordinierst Termine, bereitest Unterlagen und Meetings vor und behältst Prioritäten, Fristen und offene Themen im Blick. Gleichzeitig sorgst du für strukturierte Abläufe im Office, organisierst administrative Prozesse und bist zentrale Anlaufstelle für organisatorische Themen im Team – vorausschauend, zuverlässig und mit einem guten Gespür für Menschen und Details. • Office Operation & Schnittstellenfunktion: Du behältst den Überblick über eingehende Rechnungen, weist sie Projekten zu, pflegst Stammdaten und koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Partner:innen und Kunden. • Prozessoptimierung & Automatisierung: Du bringst Ideen ein, wie wir mithilfe digitaler Tools und KI noch effizienter werden können – z. B. durch smarte Belegerkennung oder automatisierte Provisionsprüfungen • Unterstützung Buchhaltung: Du prüfst und kontierst Belege, dokumentierst Verauslagungen und sorgst für eine ordnungsgemäße Übergabe an unsere Buchhalterin – mit minimalem Rückfragebedarf. Was du mitbringst: ✔ Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits mehrjährige Berufserfahrung in dem Aufgabenfeld. ✔ Du liebst und lebst Kundenservice und pflegst gleichzeitig ein unternehmerisches Interesse. ✔ Du hast sehr gute Kenntnisse in Excel/GoogleSheets und bist sicher im Umgang mit digitalen Tools (z. B. HubSpot, ClickUp). ✔ Du besitzt eine analytische Denkweise & Struktur – du erkennst Zusammenhänge und liebst es Abläufe zu optimieren. ✔ Du pflegst eine eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise – du behältst auch in stressigen Zeiten den Überblick. ✔ Du bist kommunikationsstark und teamfähig, arbeitest gerne mit anderen zusammen und lebst die Hands-On-Mentalität. ✔ Du bist verantwortungsbewusst & diskret im Umgang mit vertraulichen Daten. ✔ Du hegst ein Interesse an der Weiterentwicklung von Prozessen – idealerweise mit Hilfe von KI. Bereit für diese Herausforderung? Dann bewirb dich jetzt und werde Teil unseres Teams. Unsere DNA – Das macht uns besonders! ❤️ Herz & Authentizität – Wir arbeiten mit Leidenschaft, Empathie und Echtheit. ⚡ Verantwortung – Wir übernehmen Verantwortung für unser Tun und finden Lösungen. 🤝 Team First – Wir sind stark, weil wir zusammenarbeiten und Erfolge gemeinsam feiern. 🏆 Verlässlichkeit & Exzellenz – Wir halten, was wir versprechen, und liefern Qualität. 🗣 Kommunikation & Ehrlichkeit – Wir sprechen aus, was ist – klar, direkt und respektvoll. 🌍 Soziales Engagement – Wir geben zurück und gestalten aktiv eine bessere Welt. 📈 Weiterentwicklung – Wir wachsen – als Team, als Menschen, als Unternehmen. 📩 **Klingt nach dir?** Dann bewirb dich jetzt ( https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScMc_BXxHCQnHj0dkQPHr4h3pShTLjAl1RxbnOXfkMm2OgduA/viewform?usp=dialog ) – wir freuen uns auf dich! Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Finanzplanung, Einkauf, Beschaffung, Eingangsrechnung (bearbeiten etc.) Expertenkenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, Korrespondenz, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Präsentationsprogramm PowerPoint (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Reiseorganisation