About this role
<p><span><strong>Soha nem volt még ilyen inspiráló időszak csatlakozni a Vistrához!</strong></span></p> <p> </p> <p><span>A Vistránál a növekedés és fejlődés áll működésünk középpontjában. Meggyőződésünk, hogy ügyfeleink képesek valódi hatást gyakorolni a világra, és olyan értéket teremteni, amely hozzájárul a globális fejlődéshez. Küldetésünk, hogy megszüntessük a nemzetközi üzleti működés komplexitásából eredő akadályokat, és támogassuk partnereinket ambiciózus céljaik megvalósításában.</span><span>Hiszünk abban, hogy a fejlődés alapja az együttműködés és az aktív cselekvés. Ennek jegyében elkötelezetten építünk egy olyan szervezeti kultúrát, amely lehetőséget biztosít munkatársaink számára a kibontakozásra, a kezdeményezésre és a közös siker elérésére.</span></p> <p> </p> <p><span>Jelenleg kivételes lehetőséget kínálunk, hogy <strong>Adminisztratív Asszisztens</strong> pozícióban csatlakozz csapatunkhoz, határozatlan idejű, részmunkaidős munkaviszony keretében. A budapesti munkavégzés helyszínén lehetőséged nyílik aktívan hozzájárulni Adminisztrációs Osztályunk működésének fejlesztéséhez és hosszú távú sikeréhez. </span></p> <p> </p> <p><strong>Irodavezetői támogatás</strong></p> <ul> <li>Az irodában minden adminisztratív feladat felügyelete és támogatása</li> <li>Irodai kellékek készletének nyilvántartása és szükség szerinti megrendelése</li> <li>Folyamat- és irodamenedzsment fejlesztési lehetőségek azonosítása, valamint új rendszerek tervezése és bevezetése</li> <li>A konyha takarítása naponta egyszer, illetve kérés esetén</li> <li>Az iroda zavartalan működésének biztosítása</li> <li>Az új dokumentumok archiválása negyedéves rendszerességgel</li> <li>Egyéb eseti (ad-hoc) vezetői kérések ellátása</li> </ul> <p> </p> <p><strong>Recepciós feladatok</strong></p> <ul> <li>Telefonok fogadása, vendégek üdvözlése, tea/kávé felszolgálása stb.</li> <li>Futárküldemények kezelése, nyilvántartása és nyomon követéseA recepció rendben tartása, tárgyalók előkészítése látogatók számára</li> <li>Irodai beszerzési lista összeállítása (irodaszerek; Tesco rendelés kávéra, teára stb.)</li> <li>Az iroda teljes területének napi szintű felügyelete (pl. nyomtató és kávégép alap karbantartása stb.)</li> </ul> <p> </p> <p><strong>Bejövő és kimenő dokumentumok</strong></p> <ul> <li>A beérkező dokumentumok szétválogatása: Vistra, Székhelyszolgáltatás igénybe vevő ügyfelek, könyvelés, bérszámfejtés</li> <li>Dokumentumok adminisztrációja: Excelben rögzítés, dátumbélyegzés, szkennelés, iktatás a megfelelő helyre, rendszerezés, továbbítás az érintett ügyfeleknek e-mailben, illetve kollégáknak (mivel a front office kollégák home office-ban dolgoznak)</li> <li>Minden kimenő dokumentum és ajánlott levél megfelelő helyre történő iktatása</li> </ul> <p> </p> <p> </p> <p><strong>Posta</strong></p> <ul> <li>Beérkezett küldemények előkészítése postázásra</li> <li>Tértivevények letöltése és megfelelő helyre történő iktatása, kollégák tájékoztatása</li> </ul> <p> </p> <p><strong>Székhelyszolgáltatást igénybe vevő ügyfelek</strong></p> <ul> <li>Az ügyfelek (jelenleg ~80 cég) bejövő és kimenő levelezésének zökkenőmentes kezelése</li> <li>Új ügyfelek számára meghatalmazások előkészítése, annak biztosítása, hogy átvehessük a beérkező leveleiket</li> <li>A beérkezett dokumentumok napi szintű továbbítása az ügyfelek részére</li> <li>Az ügyfelek kapcsolati listájának frissítése, címzettek bővítése ügyféligény esetén</li> </ul> <p> </p> <p><strong>Profil</strong></p> <ul> <li>Nyugodt személyiség</li> <li>Jó kommunikációs készség</li> <li>Ügyfélorientált hozzáállás</li> <li>Jó szociális készségek</li> <li>Gyors gondolkodás és problémamegoldó képesség</li> <li>Gyors reakciókészség</li> <li>Logikus gondolkodás</li> <li>Pontosság</li> <li>Rugalmasság</li> <li>Elérhetőség</li> <li>Legalább 7/10 szintű angol nyelvtudás szóban és írásban</li> <li>Magabiztos MS Office ismeretek</li> <li>Legalább 2 év recepciós tapasztalat irodai környezetben</li> <li>Jogosítvány és aktív vezetési tapasztalat</li> <li>Részmunkaidős (50%-os) pozíció</li> </ul>