About this role
<p><strong>OFFICE MANAGER (m/f)</strong></p> <p> </p> <p><strong>DESCRITIVO DE FUNÇÕES:</strong></p> <p><strong>1. Gestão operacional:</strong></p> <ul type="disc"> <li><strong>Gestão de Documentos:</strong> Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório;</li> <li><strong>Controle de stocks:</strong> Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis (alimentares e não alimentares) do escritório;</li> <li><strong>Requisições de Compra:</strong> Efetuar pedidos de compra de materiais diversos, consumíveis e garantir a distribuição/arrumação dos mesmos;</li> <li><strong>Processamento de Correspondências:</strong> Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo e-mails, cartas e pacotes;</li> <li> <p><strong>Receção e encaminhamento de visitantes e encomendas. </strong></p> </li> <li> <p><strong>Garantir o controlo das entradas e saídas no edifício principal</strong>, promovendo um ambiente acolhedor, seguro e organizado. Assegurando uma presença física contínua na área da receção (local de trabalho)</p> </li> </ul> <p><strong>2.Gerir as instalações:</strong></p> <ul type="disc"> <li><strong>Manutenção do Escritório:</strong> Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições, realizando manutenções necessárias;</li> <li><strong>Gestão dos office supplies:</strong> gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending, serviço café, e outros em outsourcing;</li> <li><strong>Equipamentos de Escritório:</strong> Garantir que todos os equipamentos, como computadores, impressoras e telefones, funcionam corretamente; Contacto com manutenção, ou outras áreas técnicas sempre que necessário alguma intervenção.</li> </ul> <p><strong>3. Gestão de Pessoas</strong></p> <ul type="disc"> <li><strong>Supervisão da Equipa de Suporte:</strong> Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio;</li> <li><strong>Treinar e Desenvolver a equipa de Suporte:</strong> Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções;</li> <li><strong>Conflitos e Problemas da Equipa:</strong> Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipa.</li> </ul> <p><strong>4. Gestão financeira</strong></p> <ul type="disc"> <li><strong>Orçamento:</strong> Preparar e monitorizar o(s) orçamento do(s) escritório(s).</li> </ul> <p><strong>5. Planeamento e Organização</strong></p> <ul type="disc"> <li><strong>Planeamento de Eventos:</strong> Organizar eventos internos e externos, como reuniões, conferências e workshops.</li> <li><strong>Coordenação de Viagens:</strong> Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas.</li> <li><strong>Agenda:</strong> Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas.</li> </ul> <p><strong>6. Comunicação</strong></p> <ul type="disc"> <li><strong>Facilitador de Comunicação:</strong> Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa;</li> <li><strong>Dinamizar informação:</strong> Criar e distribuir informação que garanta que todos estão atualizados sobre novidades e eventos.</li> </ul> <p><strong>7. Conformidade e Segurança</strong></p> <ul type="disc"> <li><strong>Regulamentações:</strong> Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações e políticas de saúde, segurança e legislação do trabalho.</li> <li><strong>Segurança&bem-estar:</strong> Coordenar com a equipa de segurança os simulacros de segurança e emergência; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o bem-estar de todos os escritórios</li> </ul> <p> </p> <p> </p>