About this role
<div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:20.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>1 - Werken bij de VUB</b></H2> </div><div><p>Ben jij onze <strong>Project manager </strong>die graag de tanden zet in<strong> onderzoek</strong> en uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan? </p> <p>VUB is steeds op zoek naar <strong>nieuw talent</strong> om samen mee te groeien. </p> <p>De <strong>Vrije Universiteit Brussel</strong> staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral <strong>mensen die 100% hun authentieke zelf zijn</strong>. Met zo’n <strong>4000 medewerkers</strong> zijn we de <strong>grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; </strong>een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.</p> <p>De VUB is bovendien lid van <strong>EUTOPIA</strong>, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden. </p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:20.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>2 - Functiebeschrijving</b></H2> </div><div><p>We zoeken een Project Management Officer die administratieve, financiële en operationele projectmanagementondersteuning biedt voor SAMPO en fungeert als schakel tussen het coördinerende VUB-team, de internationale consortiumpartners, de centrale diensten van de VUB, Horizon Europe en relevante externe stakeholders. </p> <p>Deze rol is essentieel voor de vlotte uitvoering van een groot Horizon Europe-consortium. Je ondersteunt de coördinator en het onderzoeksteam bij het bewaren van overzicht over werkpakketten, deliverables, mijlpalen, budgetten, rapporteringsverplichtingen, vergaderingen, partnercommunicatie en documentatie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve, financiële en operationele vragen die geen wetenschappelijk-inhoudelijke beslissing vereisen. </p> <p>Een selectie van jouw taken </p> <ul style="list-style-type:disc"> <li>Je ondersteunt het dagelijkse beheer van het SAMPO-consortium, inclusief planning, opvolging van werkpakketten, deliverables, mijlpalen, interne deadlines en partnerinput. </li> <li>Je coördineert administratieve en operationele communicatie tussen het coördinerende VUB-team, internationale partners, VUB-centrale diensten en, waar relevant, de Europese Commissie/project officer. </li> <li>Je bereidt projectbudgetten, financiële rapporten, timesheets, aankoopdossiers, onderaannemingsprocedures en documentatie voor amendementen voor en volgt deze op in nauwe samenwerking met VUB-diensten. </li> <li>Je ondersteunt de voorbereiding van periodieke technische en financiële rapportering, inclusief templates, reminders aan partners, kwaliteitscontrole, versiebeheer en indieningsklare documentatie. </li> <li>Je coördineert consortiumgovernancevergaderingen, Executive Board- en General Assembly-vergaderingen, Advisory Board vergaderingen, stakeholderbijeenkomsten en projectevents, inclusief agenda's, notulen en opvolging van actiepunten. </li> <li>Je onderhoudt gestructureerde projectdocumentatie, waaronder gedeelde mappen, contactlijsten, risicoregisters, deliverabletrackers, ethische en safeguardingdocumentatie, rapporteringskalenders en auditklare dossiers. </li> <li>Je ondersteunt de HR-opvolging van onderzoekers die op het project werken, inclusief rekruteringsplanning, onboarding, contractopvolging en administratieve vragen. </li> <li>Je draagt bij aan communicatie-, disseminatie- en outreachactiviteiten, waaronder ondersteuning voor persberichten, website-updates, socialemediaberichten, nieuwsbrieven en afstemming met de communicatiepartner van het project. </li> <li>Ondersteunen van valorisatie-, exploitatie- en duurzaamheidsactiviteiten, waaronder de voorbereiding van trajecten voor de langetermijnimplementatie van SAMPO-resultaten na afloop van het onderzoeksproject, en het verkennen van toekomstige implementatiemodellen zoals integratie in bestaande dienstverlening, licentiëring, publiek-private samenwerkingen of de voorbereiding van een mogelijke spin-off. </li> <li>Je identificeert proactief mogelijkheden om administratieve processen tussen het VUB-team, faculteitsdiensten, centrale diensten en consortiumpartners te vereenvoudigen en te optimaliseren<strong>. </strong></li> </ul> <p> </p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:20.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>3 - Profiel</b></H2> </div><div><p>Wat verwachten wij van jou?</p> <ul> <li>We zoeken iemand met een <strong>masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring</strong> die relevant is voor projectmanagement, onderzoeksadministratie, internationale samenwerking of financiële-administratieve coördinatie. Bij voorkeur heb je <strong>5</strong> <strong>jaar ervaring</strong> in een gelijkaardige functie. </li> <li>Je bent sterk georganiseerd en kan overzicht houden over meerdere deadlines, documenten, partners en parallelle werkstromen. </li> <li>Je hebt oog voor detail en affiniteit met budgetten, financiële opvolging en rapportering. Je werkt vlot met Excel en leert snel werken met nieuwe platformen en rapporteringssystemen. </li> <li>Je communiceert vlot en professioneel in het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk, en kan je boodschap aanpassen aan onderzoekers, administratieve diensten, financiers en externe stakeholders. </li> <li>Je bent proactief, oplossingsgericht, betrouwbaar en kan zelfstandig werken terwijl je nauw afstemt met de projectcoördinator en het team. </li> <li>Je haalt energie uit afstemming met internationale partners en universitaire stakeholders en kan een constructieve brug vormen tussen wetenschappelijke, administratieve en operationele noden. </li> <li>Ervaring met Horizon Europe, Europese onderzoeksprojecten, universiteitsadministratie of financieel-administratief projectmanagement is een sterke troef. </li> <li>Kennis van VUB-procedures of van Vlaamse, Brusselse, Belgische en Europese onderzoeksfinanciering is een pluspunt. </li> <li>Je bent een allrounder die inspringt waar nodig en tegelijk structuur, kwaliteit en opvolging bewaakt. </li> <li>Binnen het projectbudget kan maximaal 12 jaar relevante anciënniteit worden erkend. </li> <li>Als (niet-) EER onderdaan voldoen aan de voorwaarden voor het verkrijgen van een rechtsgeldige vergunning voor VUB en voldoen aan de VUB verblijfsvoorwaarden. Lees <u><a href="https://www.vub.be/en/working-for-vrije-universiteit-brussel-vub/international-staff-welcome-vub">hier</a></u> meer.</li> </ul> <p>VUB wil een<strong> weerspiegeling zijn van de maatschappij</strong> waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en de neurodiversiteit. </p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:20.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>4 - Aanbod</b></H2> </div><div><p>Word jij onze nieuwe collega? </p> <p>Dan bieden we je een deeltijds contract van bepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan<strong> graad 7 [min. 4025,60 € - max. 6197,23 € ) ] , graad 8 [ min. 4353,64 € - max. 6609,29 € ] of graad 9 [min. 4729,42 € - max. 6985,07 € ].</strong> </p> <p>Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. </p> <p>Bij de VUB garanderen we een <strong>open, betrokken en diverse</strong> werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: </p> <ul> <li><strong>Uitgebreide thuiswerkmogelijkheden,</strong> een telewerkvergoeding en de tools om goed uitgerust thuis te kunnen werken<strong>;</strong></li> <li>Een open informele werkomgeving met aandacht voor je <strong>work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling </strong>met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen; </li> <li>Een kosteloze<strong> hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering </strong>met gewaarborgd inkomen; </li> <li>Maximale terugbetaling <strong>woon-werkverkeer</strong> met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding; </li> <li><strong>Gevarieerde maaltijden </strong>in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; </li> <li>Voordelige <strong>sportmogelijkheden</strong>, een gamma aan kortingen via<strong> Benefits@Work</strong> (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en <strong>Ecocheques</strong>; </li> <li>Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; </li> <li>De ruimte om je<strong> job-inhoud mee te vormen</strong> en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; </li> <li>En tot slot: toffe collega's met een <strong>gezonde drive</strong> en een goed gevoel voor humor. </li> </ul></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:20.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>5 - Geïnteresseerd?</b></H2> </div><div><p><strong>Spreekt deze job je aan? </strong></p> <p><br>Stel je dan kandidaat <strong>vóór 2 juli 2026 via <a href="http://jobs.vub.be/">jobs.vub.be</a></strong> [en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma] </p> <p>Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: </p> <p>Stap 1: <strong>CV-screening. </strong></p> <p>Stap 2: Een<strong> jobinterview</strong>. </p> <p> </p> <p><strong>Contacteer ons! </strong></p> <p>Vragen over de <strong>job</strong> zelf of vragen over de <strong>selectieprocedure en/of het aanbod? </strong>? </p> <p>Contacteer Imke Baetens via [email protected]. </p> <p>Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? </p> <p>Ga dan naar<a href="http://jobs.vub.be/"><strong><u> jobs.vub.be</u></strong></a> en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega’s. </p> <p>Lees ook verder over <a href="http://eutopia-university.eu/"><strong><u>eutopia-university.eu</u></strong></a> als je meer wil weten over ons Europees netwerk van universiteiten. </p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:20.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>6 - Kenmerken</b></H2> </div><div><p>Personeelsformatie: ATP</p> <p>Contract: bepaalde duur </p> <p>Hoofdeenheid: Faculteit Pscyhologie en Educatiewetenschappen</p> <p>Omvang: 0,4 fte</p> <p>Functie: Projectmanager</p> <p>Gradengroep: 7, 8, 9</p> <p>Wijze van begeven: werving</p></div></div></div>