About this role
<div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Objetivo del puesto:</b></H2> </div><div><p> </p> <p><span style="font-size:14.0pt">Gestionar de manera eficiente los servicios de viaje de la Misión mediante la coordinación integral de viajes nacionales e internacionales, eventos institucionales, alojamiento, trámites migratorios y servicios de recepción, asegurando el cumplimiento de las políticas y procedimientos del CICR, la optimización de los recursos institucionales y una atención oportuna y de calidad a colaboradores, visitantes e interlocutores.</span></p> <p> </p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Gestión de viajes (Welcome Services)</b></H2> </div><div><p> </p> <ul> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Gestionar las reservas de viajes nacionales e internacionales, verificando el cumplimiento de la Política Global de Viajes del CICR. </span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Brindar acompañamiento y asesoría a los colaboradores en el uso de las herramientas de reserva de viajes y en la planificación de sus desplazamientos oficiales. </span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Analizar itinerarios y proponer alternativas que optimicen tiempos, rutas y costos, promoviendo el uso eficiente de los recursos institucionales. </span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Coordinar la logística de viajes, incluyendo boletos aéreos, alojamiento, transporte terrestre y traslados desde y hacia aeropuertos. </span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Proporcionar información que soporte el proceso de comprobación de gastos asociados a viajes oficiales, cuando se requiera. </span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Brindar apoyo oportuno a los viajeros ante cambios de itinerario, cancelaciones, emergencias u otras situaciones imprevistas, coordinando con la agencia de viajes y las áreas correspondientes. </span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Brindar orientación sobre requisitos migratorios, documentación de viaje, medidas de seguridad y otros aspectos relevantes para los destinos oficiales. </span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Preparar y entregar el paquete de bienvenida y reglas de seguridad para los visitantes.</span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Mantener actualizada la documentación, bases de datos y materiales informativos relacionados con Welcome Services y la gestión de viajes. </span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Gestionar negociación de tarifas y créditos con los hoteles en diferentes sitios de Honduras</span></li> </ul></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Gestión Migratoria</b></H2> </div><div><p> </p> <ul> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Coordinar y dar seguimiento a los procesos de obtención, renovación y cancelación de visas, permisos de residencia y demás documentos migratorios del personal móvil y sus familiares, antes las distintas instituciones relacionadas.</span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Realizar trámites de altas, renovaciones y bajas de documentos diplomáticos.</span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Brindar orientación sobre requisitos migratorios y documentación necesaria para viajes oficiales. </span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Mantener comunicación con las autoridades competentes para facilitar los procesos migratorios. </span></li> <li style="margin-top:3.0pt;margin-bottom:0.0cm;line-height:normal;margin-right:0.0cm;font-size:11.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Arial, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt">Garantizar el adecuado resguardo y la confidencialidad de la documentación oficial.</span> </span></li> </ul></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Organización de eventos y logística</b></H2> </div><div><p> </p> <ul> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Gestionar, coordinar y dar seguimiento integral a reuniones, talleres, seminarios y demás eventos institucionales, asegurando su ejecución en tiempo y forma, de conformidad con las políticas y procedimientos del CICR. </span></li> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Gestionar el proceso administrativo y logístico de los eventos, incluyendo la coordinación con proveedores, la obtención y evaluación de cotizaciones, la contratación de servicios, la logística de participantes, la elaboración de órdenes de compra y el seguimiento de facturas y pagos correspondientes. </span></li> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Coordinar los servicios requeridos para cada evento, tales como alojamiento, alimentación, transporte, salones y equipos, garantizando una comunicación efectiva con usuarios internos y proveedores para asegurar la calidad y oportunidad de los servicios.</span></li> </ul></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Atención institucional y recepción</b></H2> </div><div><ul> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif">Brindar una atención profesional, cordial y oportuna a visitantes, interlocutores, proveedores y personal del CICR. </span></li> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Arial, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt">Administrar la recepción y distribución de correspondencia y mensajería.</span> </span></li> </ul> <p> </p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Gestión administrativa</b></H2> </div><div><ul> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;color:black"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif;color:black">Elaborar órdenes de compra y recopilar la documentación de respaldo requerida para los procesos administrativos y financieros. </span></li> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;color:black"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif;color:black">Revisar, validar y gestionar facturas relacionadas con viajes, alojamiento, transporte, eventos y otros servicios, asegurando el cumplimiento de los procedimientos institucionales para su pago. </span></li> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;color:black"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif;color:black">Gestionar el registro, actualización y mantenimiento de la base de datos de proveedores, verificando que la documentación requerida se encuentre completa y vigente de conformidad con los procedimientos institucionales. </span></li> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;color:black"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif;color:black">Mantener archivos físicos y digitales actualizados, garantizando la correcta organización, trazabilidad y confidencialidad de la información. </span></li> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;color:black"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif;color:black">Mantener actualizados los directorios institucionales y la información de contacto relevante de proveedores.</span></li> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;color:black"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif;color:black">Elaborar reportes, estadísticas e indicadores relacionados con las actividades del área. </span></li> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;color:black"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif;color:black">Gestionar solicitud de materiales de oficina según necesidades de la misión.</span></li> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;color:black"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif;color:black">Apoyar la revision y seguimiento de la administración de las lineas telefonicas institucionales, verificando su correcta asignación, uso y facturación, e identificando oportunidades de optimización en coordinación con el asistente de ICT.</span></li> <li style="line-height:normal;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;text-indent:0.4px;color:black"><span style="font-size:14.0pt;font-family:Arial, sans-serif;color:black">Asumir actividades administrativas, delegadas por la Gerencia de Finanzas y Administración, siempre que sean compatibles con la naturaleza, responsabilidades y nivel del puesto.</span></li> </ul> <p> </p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Requisitos </b></H2> </div><div><ul style="margin-top:0.0cm;margin-bottom:0.0cm" type="disc"> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:10.0pt;line-height:115%;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">Manejo avanzado de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint). </span></li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:10.0pt;line-height:115%;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">Excelente redacción y ortografía en español. </span></li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:10.0pt;line-height:115%;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">Inglés intermedio o avanzado (oral y escrito). </span></li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:10.0pt;line-height:115%;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">Conocimiento de procesos migratorios y gestión de visas. </span></li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:10.0pt;line-height:115%;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt;line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">Deseable experiencia en plataformas de gestión de viajes y reservas. </span></li> <li style="margin-top:0.0cm;margin-right:0.0cm;margin-bottom:10.0pt;line-height:115%;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt"><span style="line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">Capacidad para elaborar reportes y administrar bases de datos</span><span style="font-family:'Times New Roman', serif">. </span></span></li> </ul></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Experiencia Profesional Requerida</b></H2> </div><div><ul> <li style="line-height:115%;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;text-indent:0.4px"><span style="font-size:14.0pt;line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">De Dos a tres años de experiencia en posiciones similares. </span></li> <li style="line-height:115%;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;text-indent:0.4px"><span style="font-size:14.0pt;line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">Experiencia en coordinación de viajes corporativos o institucionales. </span></li> <li style="line-height:115%;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;text-indent:0.4px"><span style="font-size:14.0pt;line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">Experiencia en organización y coordinación integral de eventos. </span></li> <li style="line-height:115%;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;text-indent:0.4px"><span style="font-size:14.0pt;line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">Experiencia en atención al cliente interno y coordinación con proveedores. </span></li> <li style="line-height:115%;font-size:14.0pt;font-family:Calibri, sans-serif;text-indent:0.4px"><span style="font-size:14.0pt;line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">Se valorará experiencia en organizaciones internacionales, organismos humanitarios o de cooperación. </span></li> </ul> <p> </p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Educación</b></H2> </div><div><p> </p> <ul> <li style="margin-top:3.0pt;line-height:normal;margin-right:0.0cm;margin-bottom:10.0pt;font-size:11.0pt;font-family:Calibri, sans-serif"><span style="font-size:9.0pt;font-family:Arial, sans-serif"><span style="font-size:14.0pt">Licenciatura en Administración de Empresas, Turismo, Relaciones Internacionales, Hotelería, Administración Hotelera o carreras afines.</span> </span></li> </ul> <p> </p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Roles a los que reporta</b></H2> </div><div><p> </p> <ul> <li>Gerente de Administración y Finanzas</li> </ul> <p> </p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Relacionamiento</b></H2> </div><div><p> </p> <ul> <li>Internally, interacts with ICRC mobile and resident staff.</li> <li>Externally, interacts with the Ministry of Foreign Affairs/Ministry of the Interior, airport and immigration authorities, travel agencies, airlines and transport companies.</li> </ul> <p> </p></div></div><div style="padding:10.0px 0.0px;border:1.0px solid transparent"><div style="font-size:18.0px;word-wrap:break-word"><H2 style="font-size:1.0em;margin:0.0px"><b>Languaje</b></H2> </div><div><p> </p> <ul> <li style="font-size:14.0pt"><span style="font-size:14.0pt">Ingles <span style="line-height:115%;font-family:Arial, sans-serif">intermedio o avanzado (Indispensable)</span></span></li> </ul> <p> </p></div></div></div>