Executive Assistant @ Givaudan

Join us and celebrate the beauty of human experience. Create for happier, healthier lives, with love for nature. Together, with creativity and imagination, we deliver food innovations, craft inspired fragrances and develop beauty and wellbeing solutions. There’s much to learn and many to learn from, with more than 17,000 employees around the world to explore ideas and ambitions with. We began serving the Japanese market in the 1920's and since establishing a local presence in 1970 have been expanding direct operations for over 50 years. We built our success with high-quality products, high ethical standards, and humility. From one of our innovative locations across the country, every day, your passion, your expertise, and your commitment to excellence will shape our future, making a positive difference on billions of people. Every essence of you enriches our world. We are Givaudan. Human by nature. 求人企業 名称： ジボダン ジャパン株式会社（本社：〒141-0032 東京都品川区⼤崎3-6-6） 資本金：10億円 従業員：300名 事業内容：⾷品・化粧品⾹料等の製造販売 〜世界最大の香料メーカー、Givaudan（ジボダン）〜 ジボダンはスイスに本社を置く、香料業界で世界売上1位の香料メーカーです。 1895年にスイスで香水メーカーとして創業し、現在50か国以上に展開、167の拠点、77の製造拠点を持つ香料業界のリーディングカンパニーへと成長しました。 世界中で約17,500名を超える社員が、お客様と協力しながら新しいアイデアや志を追求し、活躍しています。 〇⾹料とは・・・ 香料には、⽇ごろ⼝にする⾷品や飲料に使われるフレーバーと、⾹⽔や洗剤に使われるフレグランスがあります。 日常生活の中で、私たちが香りに触れる機会は驚くほど多く、毎日約10回、食事やお気に入りの香水、洗濯物のお手入れなどを通じてジボダンの香りを感じていただいています。 ⾝の回りの消費財のあらゆるものに使用される同社製品は、社会に必要不可⽋な存在となっており、2025年の売上⾼は約75億スイスフラン（1.2兆円）で既存事業ベース前年比12.3%の成長を遂げ、香料業界において世界売り上げ1位、マーケットシェアは約3割を誇ります。 日本法人は1970年に設立されて以来、50年以上にわたり安定した事業を継続し、幅広い業界のお客様と共に、消費者の皆様に香りを通じて喜びを届ける製品づくりに取り組んでいます。 ジボダンと共に、香りの未来を創造していきましょう。 ＜求人要項＞ Executive Assistant 香料業界のマーケットシェア約3割を誇るトップリーダー、ジボダンにおいて、日本・韓国・オーストラリアを統括するCommercial Headを支えるExecutive Assistantとしてご活躍いただきます。 ■主な業務内容： ①Executive & Personal Support スケジュール管理（会議・イベント・各国との調整） Executiveに代わり、メール、電話、会議などの選別、優先順位付け、および管理 資料・プレゼンテーション・各種文書の作成および校正 会議資料やアジェンダの準備 会議での議事録作成およびフォローアップ管理 ②Stakeholder Management 日本・韓国・オーストラリアの関係者との窓口業務 経営層、社内外パートナーとの調整およびコミュニケーション支援 リージョン内の関係構築・維持 ③Regional Coordination & Cross-Cultural Support 複数国・複数タイムゾーンにまたがる業務の調整 各国の文化的背景を踏まえた円滑なコミュニケーション支援 ④Travel & Logistics Management Company travel policyに沿った国際出張の計画・手配（ビザ、宿泊、交通など）、旅程作成 ⑤Project & Event Management 会議、タウンホール、社内イベントの企画・運営 Visitor来日・訪問時のスケジュール調整・イベント対応 関係者との調整、資料準備、進行サポート 複数案件の同時進行および期限管理 ⑥Office Administration for Executive and Process Improvement Executiveのオフィス業務全般のサポート（備品管理や設備管理） 管理業務のプロセスにおける改善点を特定し、改善策を実施する 経営陣へのサポート業務の効率性と有効性を高める ⑦Confidentiality & Professionalism 極めて機密性の高い情報を慎重に取り扱う あらゆる対応において、プロフェッショナリズムと誠実さを保つ ■募集背景と配属先構成： ジボダンは、「フレーバー（食品の香りと味）」と「フレグランス（香水・日用品の香り）」の２つの事業部に分かれており、今回サポート頂くCommercial Headは、日本・オーストラリア・韓国のフレーバー部門（Taste＆Wellbeing）を統括しています。日本在住歴は長いですが外国籍のため、日々英語を使用しての勤務となります。 今まではSales assistantが兼任でExecutive Assistant業務を担っていましたが、Commercial Headの管轄範囲が日本国外（韓国、オーストラリア）へ拡大したため、Executive Assistantを募集することになりました。 ■このポジションの魅力： ・経営層を支える信頼あるパートナーとして活躍できる！ エグゼクティブの最も近くで日々の業務を支えながら、スムーズな意思決定とビジネス運営を陰から支える、重要な役割です。 ・グローバル環境での実務経験を積める 日本・韓国・オーストラリアにまたがるリージョンを担当し、多国籍なメンバーや経営層と連携しながら、国際的な環境で実務に携わることができます。 ・プロ意識が求められる、洗練された役割 正確さや気配り、スピードが求められる環境の中で、プロフェッショナルとしてのスキルを磨くことができます。 ■当社の特徴： ・ジボダンは、「フレーバー（食品の香りと味）」と「フレグランス（香水・化粧品・日用品の香り）」の2つの事業を展開する、業界トップの香料メーカーです。 顧客は、国内外の大手企業が中心。日々の暮らしに欠かせない製品づくりに関わることができ、自分の仕事が世界中の人々の生活につながるやりがいを実感できます。 ・当社には、他社にはない強みがあります。 世界中から貴重な原料を安定して確保できるネットワーク、グローバル規模の供給体制 、法規制・特許・知的財産をまとめた独自データベース 、長年培った独自の技術力。さらに、自社の専門家を育てるパフューマー・フレーバリスト養成スクールを持ち、高い専門性を持つ人材を継続的に生み出しています。 また、世界のトレンドや消費者ニーズを開発に取り入れ、常に一歩先を行く提案ができる点も大きな特長です。グローバル企業ならではのネットワークとサポート体制のもと、自然と視野が広がり、海外とつながるキャリアを築ける環境があります。 ・業界トップクラスのシェアを持ちながらも、現状に満足せず成長を続けています。毎年、売上の約10％を研究開発に投資し、新製品の開発や品質向上に取り組んでいます。こうした継続的な投資により、変化するニーズに応え続け、 お客様から高い信頼を獲得しています。 ■応募資格： 〇経験 必須：下記いずれかの経験（5年以上） ・エグゼクティブアシスタント／パーソナルアシスタント経験 ・経営層またはシニアリーダーのサポート経験 歓迎：多国籍または異文化環境での業務経験 〇学歴 短大卒、大卒以上またはそれと同等の経験 〇技術・資格等 ・英語：ビジネスレベル ・PCスキル：MSオフィス（エクセル、ワード、パワーポイント） 〇求める人材 高いコミュニケーション力と調整力 優れた段取り力・時間管理能力 守秘義務を守れる高い倫理観とプロ意識 主体的に動ける方、変化の多い環境への適応力 問題解決力・論理的思考力 複数の業務を同時に進められる柔軟性 ■諸条件 〇勤務地：ジボダンジャパン 東京本社（東京都品川区⼤崎3-6-6） 交通 ■東京本社／JR大崎駅西口徒歩１分 ☆キレイな駅近オフィス！ 東京大崎本社は、JR大崎駅西口から徒歩1分！大崎駅直結の大型オフィスビルよりも駅近で、アクセス抜群です◎ビルの1階にはコンビニもあり、駅ビルも近いのでランチにも困りません。各階にウォーターサーバー、電子レンジ、冷蔵庫を設置し、オフィス内のカフェスペースにはフリードリンクマシン、お菓子コーナーも。居心地のいい快適な環境が整っています。 〇雇用形態：契約社員（試用期間3か月。試用期間中も待遇は同じ） 〇勤務時間：900〜1715（標準労働時間：7時間15分、休憩60分） ・フレックス制度あり（コアタイム1100~1500） ・在宅勤務制度あり（出勤＋在宅のハイブリッド勤務） 〇給与（年収等）：想定年収500万円～700万円 ※前職収入、経験、能力等を考慮し、当社規定により決定 ※残業手当支給対象（みなし残業なし） 〇休日、休暇： ・完全週休2日制（土日祝休み） ・年間休日129日（2026年） ・有給休暇（10日～20日） ー試用期間中も3日分付与 ー有給取得率83％以上 ・長期休暇あり（夏季休暇、年末年始休暇） ー5月1日休業日の為、GWの長期休暇も取りやすい！ ・慶弔休暇 ・産前産後休暇（取得実績あり／復職率100％） ・有給私傷病休暇5日 ・育児休暇 ー育児休業支援制度あり ーGlobal Parental Leave（最大16週間の有給育児休暇） ー男性育休取得率も高まっており、取りやすい環境！ 〇待遇、福利厚生： ・社会保険完備（雇用・労災・健康・厚生年金） ・交通費全額支給（会社規程あり） ・育児短時間勤務制度 ・毎週水曜NO残業デー、毎月第三金曜No internal meeting day ・全社員平均残業時間15~20時間/月 ・オフィス内禁煙 ・ノートPC貸与 ・社員紹介制度（賞与支給） ・ベネフィット・ステーション提携 ・カフェスペース（ウォーターサーバー、フリードリンクマシンあり） ・Well being推奨 ーEAP(Employee Assistant Program / 従業員支援プログラムあり ー社内イベント多数（Year end party 、クラブ活動、Movie night、シャッフルランチ、ヨガ、Happy Fridayなど） ■面接プロセス 書類選考→面接２回（オンラインと対面）→内定 ＼ジボダンジャパン魅力／ ◎Well-being推進でワークライフバランス良好：グローバルでWell-beingを積極的に推進しているため残業の文化はなく、午後7時頃には大多数の社員が退社しています。（全社員残業時間月平均15～20時間以内）年休129日、フレックス制で1日の標準労働時間は7時間15分！リモートと出社のハイブリッド勤務、水曜NO残業デーなど、様々な取り組みを行っており長期的に働きやすい環境です。※平均勤続年数10年 ◎豊富なキャリアパス「ジョブポスティング制度」や「MyCareer Navigator」という社内のキャリア開発プラットフォームを導入、利用推進をしているため、国内だけでなく、グローバルでの異動のチャンスがあります。本人の希望ややる気次第で、キャリアパスが広がります。 ◎ダイバーシティ＆インクルージョン：性別・年齢・バックグラウンドを問わず挑戦の機会があり、若手の部課長や子育て中の社員がコアメンバーとして活躍中です。また全社員の男女比も64と、女性が活躍する環境です。女性管理職比率は課長クラス以上37％、部長クラス以上47%（2026年5月末時点）と、男女格差の是正にも力を入れています。 ◎誇りとやりがい：従業員は皆、香りに対する情熱を持ち、やりがいを感じながら働いています。直近の従業員調査では、8割以上の社員が「当社で働くことに誇りを感じる」と回答しました。幅広い業界のクライアントと信頼関係を築けるのは、私たちが熱意をもって仕事に取り組み、常に全力を尽くしているからです。 ◎その他データ： ・Employee engagement survey 2025より： 「上司が自分を個として尊重してくれている」 YES 80％ 「この会社に来年も在籍し続けるつもりだ」 YES 83％ ・平均勤続年数 11 年、平均年齢 43 歳 At Givaudan, you contribute to delightful taste and scent experiences that touch people’s lives. We value the different perspectives that come from diverse cultures, backgrounds, and experiences. Everyone — regardless of race, gender identity, sexual orientation, age, disability, culture, religion, or any personal circumstances — is warmly welcomed at Givaudan, a place where we all love to be and grow. Every essence of you enriches our world. Join us in making a difference together.