About this role
Über uns Wir sind ein moderner Elektro-Handwerksbetrieb mit rund 60 Mitarbeitenden und einem jungen, dynamischen Team. Zur Verstärkung unseres Familienunternehmens aus Köln Poll suchen wir eine Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) mit Assistenzfunktion für die Geschäftsführung, die Verantwortung übernimmt und den Überblick behält. Deine Aufgaben Assistenz der Geschäftsführung - Organisation und Koordination administrativer Abläufe im Tagesgeschäft - Terminmanagement sowie Vorbereitung von Meetings und internen Abstimmungen - Erstellung von Übersichten, Listen und Auswertungen - Unterstützung bei organisatorischen und kaufmännischen Themen Fuhrparkmanagement - Verwaltung unseres Fahrzeugpools - Planung von Wartungen, TÜV, Reparaturen und Reifenwechseln - Pflege von Fahrzeugunterlagen, Verträgen und Dokumentationen - Schadensabwicklung inkl. Kommunikation mit Versicherungen und Werkstätten - Ansprechpartner/in für Mitarbeitende bei Fahrzeugthemen Personalorganisation - Verwaltung von Krankmeldungen, Urlaubsanträgen und Fehlzeiten - Pflege von Personalübersichten und digitalen Personalakten - Unterstützung bei Einstellungen und Austritten - Vorbereitung von Unterlagen für die Lohnabrechnung - Allgemeine organisatorische Unterstützung im HR-Bereich Projektassistenz im Elektro- & BMA- Projektgeschäft - Unterstützung der Projektleitung im Elektro- und BMA-Projektgeschäft - Pflege von Projektordnern, Terminen und Dokumentationen - Vorbereitung von Angeboten, Aufmaßen und Abrechnungsunterlagen - Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und internen Teams Dein Profil - Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation, Büromanagement oder vergleichbar wünschenswert - Berufserfahrung im Büro- oder Assistenzbereich von Vorteil - Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise - Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein - Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit dem System Powerbird - Erfahrung im Handwerks- oder technischen Umfeld ist von Vorteil - Führerschein Klasse B Das bieten wir dir - Zentrale Rolle mit enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung - Viel Verantwortung und Gestaltungsspielraum - Sicherer Arbeitsplatz in einem wachsenden Elektrobetrieb - Junges, kollegiales Team - Strukturierte Einarbeitung - Präsenzarbeitsplatz vor Ort (kein Homeoffice) für schnelle Abstimmungen und enge Zusammenarbeit Die Position kann unbefristet besetzt werden. Alternativ besteht – je nach Wunsch der Bewerberin/des Bewerbers – auch die Möglichkeit einer befristeten Anstellung für ca. 12 Monate im Rahmen einer teaminternen Elternzeitvertretung. Ergänzende Informationen: Anforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Büromaterialverwaltung, Büroorganisation, Büromanagement, Büro- und Verwaltungsarbeiten