About this role
Aufgaben Organisation und Kommunikation sind Deine Stärke – Menschen Deine Motivation? Dann werde Teil unseres Teams! Wir, das Kolping-Bildungswerk DV Köln e.V., arbeiten praxisnah, sinnstiftend, zukunftsorientiert – gemeinsam mit Dir als Verwaltungskraft (m/w/d) . Deine strukturierte und zuverlässige Persönlichkeit, die die Geschäftsführung im Tagesgeschäft unterstützt und zugleich zentrale Aufgaben in Verwaltung und Seminarorganisation übernimmt. Starttermin: schnellstmöglich Arbeitsort: Zentrale Geschäftsstelle, Präses-Richter-Platz 1a, 51065 Köln Arbeitszeitmodell: Teilzeit, 30 Stunden/Woche Befristung: 2 Jahre Was sind deine Aufgaben? • Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Seminaren, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Anmeldungen und Vertragsbestätigungen • Erstellung und Bearbeitung lehrgangsrelevanter Unterlagen wie Leistungsnachweise, Zertifikate, Bescheinigungen, Einladungen, Namensschilder, Klassenbücher, Handouts und Skripte • Unterstützung im Qualitätsmanagement einschließlich Vorbereitung von Audits • Unterstützung bei Rechnungsstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, Vorbereitung buchhalterischer Unterlagen und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung • Koordination interner Abläufe und Schnittstellen zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, externen Partnern, Dienstleistern und Behörden • Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft in Vertretung, insbesondere bei Terminplanung, Kalenderpflege, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Fristenüberwachung • Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Vorlagen, Protokollen, Übersichten, Präsentationen und Auswertungen • Empfang und Betreuung von externen Besuchern, Bestellwesen, Unterstützung von administrativen und organisatorischen Tätigkeiten Qualifikationen Womit punktest du bei uns? • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation • Berufserfahrung in Verwaltung, Assistenz, Sekretariat, Office Management oder Sachbearbeitung • Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Terminen, Fristen, Besprechungen und Wiedervorlagen • Sicherer Umgang mit MS Office • Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit sowie ein professioneller Umgang mit Korrespondenz, Telefonaten, Protokollen und interner Kommunikation • Grundkenntnisse in buchhalterischen Verwaltungsabläufen, insbesondere Rechnungserstellung, Prüfung von Zahlungseingängen, vorbereitende Buchhaltung und Abstimmung mit der zentralen Buchhaltung • Eigenständigen Organisation von Seminaren und Lehrgängen, einschließlich Teilnehmendenverwaltung, Vertragsbestätigungen, Unterlagenerstellung und Nachbereitung • Bereitschaft, bei der Pflege von Dokumenten, der Einhaltung von Standards und der Vorbereitung von Audits mitzuwirken Benefits Das bieten wir dir! • Attraktive Vergütung zuzüglich einer jährlichen Sonderzuwendung sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen, Kinderzuschlag und Jubiläumszuwendungen • 31 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche, zusätzlich frei an Heiligabend, Silvester und an einem Brauchtumstag (z.B. Rosenmontag) • Betriebliche Altersvorsorge • Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket • Zuschuss zum Firmenfitness mit Wellpass • Individuelle Angebote zur Fort- und Weiterbildung Wir freuen uns auf deine Bewerbung! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Über unsDas Kolping-Bildungswerk DV Köln e. V. ist ein staatlich anerkannter Träger der Kinder und Jugendhilfe sowie eine staatlich anerkannte Einrichtung der Weiterbildung. Darüber hinaus sind wir Arbeitgeber für mehr als 900 Mitarbeiter*innen und Teil des weltweiten Kolpingwerks. Unser Ziel ist es, Menschen aller Altersgruppen – unabhängig von Geschlecht, Herkunft und Religionszugehörigkeit – zu befähigen, ein selbständiges, eigenverantwortliches Leben zu führen.