About this role
Über uns Du liebst es, hinter den Kulissen die Fäden zu ziehen, administrative Exzellenz mit Herz zu füllen und als zentrale Anlaufstelle für ein dynamisches Team zu agieren? In dieser wichtigen Funktion bist du das organisatorische Rückgrat unserer Zentrale. Du hältst unserem Management proaktiv den Rücken frei, optimierst Workflows und sorgst mit deiner offenen Art dafür, dass unser modernes Office ein absoluter Wohlfühlort bleibt. Wer wir sind Wir sind Exclusive Associates: Seit mehr als zwei Jahrzehnten eine feste Größe in der Vermittlung von Fach- und Führungskräften innerhalb der zukunftsorientierten IT- und MINT-Branche. Von unserem modernen Penthouse-Office im Herzen von Düsseldorf aus gestalten wir die HR-Welt agil und zeitgemäß. Bei uns treffen klare, moderne Prozesse auf ein hochmotiviertes Team, flache Hierarchien und eine von echter Wertschätzung geprägte Arbeitsatmosphäre. Deine Aufgaben Strukturierte und vorausschauende Unterstützung des Managements bei allen organisatorischen und administrativen Herausforderungen des Alltags Ganzheitliche Koordination unseres Penthouse-Büros inklusive einer vorausschauenden Termin- und Raumplanung sowie der Organisation von Meetings und Teamevents Verlässliche Aufbereitung, Auswertung und Pflege von zentralen Geschäftszahlen, Präsentationsunterlagen und regelmäßigen Reportings Eigenständige Betreuung und Umsetzung kleinerer interner Projekte mit dem klaren Fokus auf die fortschreitende Digitalisierung unserer Büroprozesse Herzliche, verbindliche und professionelle Kommunikation mit externen Dienstleistern, Partnern und dem gesamten Team auf Augenhöhe Kontinuierliche Administration, Qualitätssicherung und zielgerichtete Optimierung unserer CRM-Systeme und internen Datenbanken Dein Profil Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (beispielsweise im Büromanagement oder als Industriekaufleute) oder ein Studium mit Schwerpunkt BWL, Wirtschaft oder Organisation Eine ausgeprägt strukturierte, detailorientierte und vollkommen selbstständige Arbeitsweise Hohe Flexibilität und die ausgeprägte Fähigkeit, auch in lebhaften Phasen die richtigen Prioritäten zu setzen und stets die Ruhe zu bewahren Ein offenes, serviceorientiertes und jederzeit souveränes Auftreten gegenüber verschiedenen internen und externen Ansprechpartnern Routinierter und sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere fundierte Kenntnisse in Excel und PowerPoint Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Basiskenntnisse in englischer Sprache Hohes Engagement, absolute Zuverlässigkeit und eine spürbare Leidenschaft für echte Teamarbeit Benefits Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit täglichem Raum für deine persönliche und fachliche Weiterentwicklung Ein topmodern ausgestattetes Penthouse-Büro in Düsseldorf mit einer inspirierenden Arbeitsatmosphäre Kostenfreie Kaffeespezialitäten, Erfrischungsgetränke und gesunde Snacks für den perfekten Energiekick Regelmäßige Teamevents, Ausflüge und gemeinsame Aktivitäten für ein starkes und familiäres Miteinander Eine gelebte Unternehmenskultur, die echte Wertschätzung, offenes Feedback und gemeinsame Erfolge feiert Gezielter Zugang zu Coachings, Schulungen und internen Weiterbildungsprogrammen für deinen Karriereweg Die Zusammenarbeit in einem hochmotivierten Team, das sich auf Augenhöhe begegnet und gegenseitig unterstützt Interesse Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Sende deine Unterlagen an Carlotta Roesgen unter [email protected] . Für Fragen stehe ich dir auch gerne telefonisch unter 0211 975 300 32 zur Verfügung. Für diese Position ist eine Präsenz in Deutschland notwendig. Bewerbungen aus dem Ausland können leider nicht berücksichtigt werden. This position requires local presence in Germany. Applications from outside Germany unfortunately cannot be considered