About this role
• Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
• Notificar la llegada de visitas al personal correspondiente y/o dirigirlos a la sala de reuniones.
• Contestar la central telefónica, transferir correctamente las llamadas telefónicas entrantes y
• salientes, tomando y distribuyendo los mensajes de manera apropiada.
• Apoyar en la logística de reuniones en la oficina, eventos especiales, etc.
• Apoyar en la coordinación de transporte, reserva de hoteles y/o restaurante, alquiler de vehículos
• entre otros para las visitas extranjeras de Soventix y del interior del país.
• Apoyar a los empleados en sus reservaciones de boletos aéreos y hoteles en el extranjero o
• territorio nacional.
• Controlar, preparar y solicitar requisición de material gastable.
• Coordinar las salas de reuniones y asegurar su limpieza.
• Gestionar la correcta entrega de correspondencia recibida (cartas, facturas, propuestas, etc.).
• Elaborar cartas necesarias relacionadas con gestiones administrativas.
• Coordinar los servicios de mensajería
• Cualquier otra tarea relacionada con su puesto que requiera su supervisor inmediato.
• Asistencia a la Gerencia General ante cualquier necesidad o requerimiento.
• Gestionar el soporte tecnológico de la oficina, dando seguimiento a las solicitudes de los colaboradores.
• Gestionar las compras administrativas.
• Preparar presentaciones escritas y digitales de administración.
• Coordinar la correspondencia de la administración, hacia las demás áreas internas y externas de la
• Coordinar las labores de aseo y mantenimiento de las instalaciones y el mobiliario.
• Custodiar y administrar el material gastable, bienes o equipos de oficina.