About this role
Die **Evangelische Diakoniestiftung Herford** mit rund 900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und 16 verschiedenen Einrichtungen, Beratungsstellen und Angeboten engagiert sich in den Bereichen der teil- und vollstationären Pflege ebenso wie in den Bereichen der Integrationshilfen durch Beratungs-, Wohn- und Beschäftigungsangebote im Kreis Herford. Für unser engagiertes Team aus dem **Sekretariat der Vorstände in der** **Hauptverwaltung** suchen wir zum **1. September 2026** Verstärkung, die uns in **Teilzeit (20 Std./Woche) vormittags und nachmittags** in unserer täglichen Arbeit unterstützt.
**Ihr Aufgabenbereich**
- **Termin- und Veranstaltungsmanagement:** Planung, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen, einschließlich der Organisation von Bewirtung für interne und externe Gäste, Gremien und Netzwerke - **Versicherungsmanagement:** Bearbeitung aller versicherungsrelevanten Vorgänge - **Dokumenten- und Aktenverwaltung:** Digitalisierung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten sowie Sicherstellung einer effizienten Dokumentation - **Korrespondenz und Kommunikation:** Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verwaltung des zentralen E-Mail-Postfachs sowie professionelle schriftliche und telefonische Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern - **Empfangs- und Telefonzentrale:** Freundliche und professionelle Betreuung der Telefonzentrale sowie erste Anlaufstelle für Besucher und externe Anfragen - **Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung:** Beschaffung und Verwaltung von Büro- und Werbematerialien, Überwachung der Lagerbestände, Erstellung von Mailings, Rechnungsprüfung, Bearbeitung von Spenden, Pflege interner Listen und Handbücher, Einholung und Vergleich von Angeboten sowie Beauftragung externer Dienstleister
**Folgende Voraussetzungen sollten Sie mitbringen**
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation in der kaufmännischen Verwaltung - **Berufserfahrung in den genannten Aufgabenbereichen als persönliche Assistenz oder im Sekretariat ist erforderlich** - Gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Word, Excel und PowerPoint - Hohe Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und soziale Kompetenz - Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
**Das bieten wir Ihnen**
- 30 Tage Urlaub, eine tarifliche Vergütung nach dem BAT-KF, zusätzliche Altersversorgung (KZVK), Kinderzulage, Jahressonderzahlung, Krankengeldzuschuss (ab dem 2. Beschäftigungsjahr) - Fahrradleasing über Lease a Bike - Hervorragende Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung - Mitarbeiterangebote in über 1.500 Onlineshops namhafter Anbieter - Eine kooperative, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit guter Arbeitsatmosphäre
Möchten Sie Teil unseres dynamischen Teams werden? Prima, wir freuen uns auf Sie! **Bitte übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen ausschließlich im PDF-Format.**
**Ihr direkter Kontakt bei Rückfragen:** Dr. Edda Weise (Vorstandssprecherin), Tel.: 05221-9149-0 [[email protected]](https://mailto:[email protected])