About this role
**Unterstützung der Geschäftsleitung und des Teams bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf im Büro und die effiziente Betreuung von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden sicherzustellen.**
**Aufgaben und Verantwortlichkeiten**
**Büroorganisation**
- **Organisation und Verwaltung des allgemeinen Bürobetriebs** - **Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs** - **Telefonannahme und Weiterleitung von Anfragen** - **Empfang und Betreuung von Kunden und Besuchern** - **Terminplanung und -koordination**
**Auftrags- und Kundenmanagement**
- **Erfassung und Pflege von Kunden- und Auftragsdaten** - **Erstellung von Angeboten nach Vorgabe** - **Vorbereitung von Rechnungen und Mahnungen** - **Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern** - **Unterstützung bei der Terminabstimmung mit Baustellen und Monteuren**
**Verwaltungsaufgaben**
- **Ablage und Dokumentenmanagement (digital und papierbasiert)** - **Führung von Listen, Statistiken und Auswertungen** - **Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung und den Steuerberater** - **Verwaltung von Büromaterial und Bestellungen**
**Unterstützung der Geschäftsleitung**
- **Vorbereitung von Besprechungen** - **Erstellung von Schriftverkehr und Protokollen** - **Unterstützung bei organisatorischen und administrativen Sonderaufgaben**
**Anforderungen**
**Fachliche Qualifikationen**
- **Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation** - **Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)** - **Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift** - **Erfahrung im Büro- oder Verwaltungsbereich von Vorteil** - **Kenntnisse in Handwerkersoftware sind wünschenswert**
**Persönliche Kompetenzen**
- **Organisationsgeschick und strukturierte Arbeitsweise** - **Freundliches und kundenorientiertes Auftreten** - **Zuverlässigkeit und Diskretion** - **Kommunikationsfähigkeit** - **Selbstständige Arbeitsweise** - **Teamfähigkeit**