About this role
Wir sind ein etabliertes, unabhängiges Sachverständigen-Büro in Mainz, mit der Fachrichtung Bauwesen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort oder zum nächstmöglichen Termin, eine engagierte und zuverlässige\*\*Kaufmännische Mitarbeiterin (m/w/d)\*\*in Vollzeit oder Teilzeit (Stundenumfangfang: mindestens 30 Std./pro Woche)
**Ihre Aufgaben: Das erwartet Sie**
**Sekretariat:**
Sie sind der erste Ansprechpartner für unsere Kunden am Telefon.Beantwortung und Koordination (Notizen) vonTelefonaten sowie Schnittstellenkommunikation mit Kunden und Firmen. Empfang und Betreuung von Besuchern.
**Postbearbeitung/ E-Mails:**
Sie kümmern sich um den täglichen Post-Ein-/ und Ausgang sowie die E-Mail-Ein-/ und Ausgänge, mit Digitalisierungen der Dokumente/ Unterlagen mit Anlagen, in die vorgegeben Datenstrukturen und bei den Objekten.
**Büroorganisation/ Sekretariat :**
Bearbeitung der täglichen Korrespondenz nach Vorgaben oder nach Diktat.
Terminplanung, Organisation von Meetings, mit administrativer Unterstützung im Tagesgeschäft. Sie erfassen Aufträge (Objekt-Liste, koordinieren Termine und überwachen Fristen. Verwaltung von Dokumenten/ Unterlagen (Ordner/ Objektordner etc.) sowie auch digital. Sie erfassen Aufträge (Objekt-Liste, koordinieren Termine und überwachen Fristen.
**Gutachtenabwicklung:** Sie unterstützen unserer Team/ den Sachverständigen bei der Erstellung, Formatierung (Layoutvorgabe) und Korrektur von Gutachten mit Anlagen (Bildbearbeitungen etc.)
\*\*Rechnungswesen und Administration:\*\*Sie schreiben in Vertretung Angebote und Rechnungen nach Vorgaben. Bearbeiten und Prüfen Zahlungsübersichten und tätigen Onlineüberweisungen nach Absprache. Sie übernehmen in Vertretung die vorbereitende Buchhaltung zur Übergabe an das Steuerbüro.
**Das bringen Sie mit: Ausbildung/ Ihr Profil**
**Ausbildung:** Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/r) oder vergleichbare Qualifikation. Wir erwarten sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
\*\*EDV-Kenntnisse:\*\*Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel).
**Erfahrung:** Berufserfahrung zu den vorab aufgeführten Tätigkeiten (Sekretariat, Büroorganisation) idealerweise in einem Ingenieur- oder Sachverständigenbüro.
**Ihr Profil**
Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise aus, mit Organisationsgeschick. Zudem sind Sie teamfähig, freundlich und bewahren auch in hektischen Zeiten einen kühlen Kopf.
**Wir bieten Ihnen:**
**Arbeitsplatz:** Zentral gelegener Arbeitsplatz im Herzen der Mainzer Altstadt mit guter ÖPNV-Anbindung.
**Sicherheit:** Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem krisensicheren Umfeld.
**Arbeitsklima:** Ein familiäres Team mit flachen Hierarchien und einer offenen Kommunikation.
**Einarbeitung:** Eine strukturierte und umfassende Einarbeitung in Ihr Aufgabengebiet.
**Work-Life-Balance:** Flexible Arbeitszeiten (nach Absprache), die sich gut mit dem Privatleben vereinbaren lassen.
**Extras:** Kostenlose Getränke, Mitarbeiterzuschuss Jobticket.
**Haben wir Ihr Interesse geweckt?**
Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, bitte außschließlich per E-Mail!