About this role
RESPONSABILITÉS :
Intervenir en soutien du gestionnaire pédagogique titulaire en charge de la gestion des salles et de l'élaboration des plannings des apprenants: - Elaboration et gestion des plannings de l'ensemble des apprenants : auditeurs/publics en reconversion professionnelle/attachés luxembourgeois ; - Gestion centralisée des salles de l'ENM pour les deux sites l'Ecole ; - Alimentation et mise à jour quotidienne du tableau de suivi des salles. -Vérification de la concordance des plannings -Affichage des emplois du temps et gestion des casiers des auditeurs et des enseignants ; - Saisie des occupations de salle dans le logiciel Open Portal
• Pour les publics qui ne disposent pas de cahier de texte numérique: saisie de l'ensemble des données • Pour toutes les autres réservations de salles hors publics d'apprenants : saisie de l'ensemble des données. -Liens avec les services techniques et informatiques de l'Ecole ainsi qu'avec les partenaires extérieurs de l'Ecole : ✓ Contribuer à alimenter les tableaux de synthèse sur l'occupation des salles extérieures en cas de présence de double publics à l'attention des services supports (service informatique et audio-visuel) pour leur permettre d'anticiper l'installation du matériel - Coordination et suivi de la logistique des salles avec le service technique et logistique ✓ Veille sur une mise à jour quotidienne des plannings : affichage dans les vitrines de l'ensemble des modifications des séquences et des salles et information par mail des publics d'apprenants ✓ Participation à la gestion de la réservation des salles externalisées de l'Ecole ; - Participation aux activités logistiques et matérielles : ✓ Etiquetage des casiers des publics apprenants, des formateurs et des personnels ✓ Réalisation de cavaliers (intervenants dans l'amphi)...
2. Intervenir en soutien du gestionnaire pédagogique titulaire en charge de la gestion des vacations: • Mission de gestion financière ✓ Préparation et suivi des états indemnités des intervenants; ✓ Mise à jour des données des intervenants dans le logiciel Open Portal, numérisation des pièces comptables. ✓ Participation au suivi d'un tableau de bord relatif au traitement des indemnités des intervenants extérieurs ✓ -Participation à l'ensemble des activités du service : accueil des promotions, organisation des activités pédagogiques ; prestations de serment...
PROFIL RECHERCHÉ :
Connaissances :
Réelle appétence pour les outils informatiques ✓ Maîtrise des outils bureautiques (en particulier Excel) et outils collaboratifs ; ✓ Environnement professionnel du domaine d'activité ;
Savoir-faire : ✓ Analyser une information, un document, une réglementation ; ✓ Anticiper ; ✓ Maîtriser les délais ;
Savoir-être : ✓ Autonomie, tout en sachant rendre compte ✓ Excellent sens des relations humaines ; ✓ Avoir un véritable esprit d'équipe ; ✓ Grande réactivité.