About this role
Job Description
DIRECTEUR ADMINISTRATIF
Finalité du poste Sous l’autorité du Chef d’Établissement, le Directeur administratif supervise l’ensemble des services supports et assure la coordination opérationnelle quotidienne. Il garantit la qualité du service aux familles et aux élèves, la conformité réglementaire, la sécurité des personnes et des biens, ainsi qu’une gestion optimisée des ressources humaines, matérielles et financières. Domaines de responsabilités Pilotage opérationnel et management d’équipes Le Directeur administratif encadre ou supervise directement:
• Facility Manager (bâtiments, maintenance, sécurité,achat) et l’équipe d’entretien • IT Manager. • Afterschool Coordinator (ECA, Clubs, Camps, Cantine) • Réception / Secrétariat Technologies de l’information (IT)
• Superviser le responsable IT et accompagner la structuration du service. • Assurer la continuité numérique (particulièrement critique après une période sans IT de 4 mois). • Évaluer les besoins logiciels et matériels ; planifier les investissements. • Assurer la bonne utilisation de notre parc informatique. (avec la coordinatrice Ed-tech) • Assurer une communication claire, régulière et cohérente avec le responsable IT régional du groupe ISP. • Garantir la cybersécurité et la confidentialité des données/ avec le soutien ISP Achats, fournisseurs et contrats
• Pilotage d’un budget pour les petites dépenses. (Dépenses faites par le responsable des locaux) • Mise en concurrence, négociations, • Transparence des processus achats et conformité réglementaire. • Suivi et validation Sécurité, sûreté, santé & conformité
• Directeur H&S / Safe & Safety Coordinator (PERCO). • Assure le suivi avec le groupe ISP, mise à jour des plateformes. • Supervision des dispositifs sécurité incendie, évacuations, verrouillage, contrôles d’accès. • Organisation des exercices et formations internes. • Responsable des audits (H&S et safeguarding, OCIRT) • Mise à jour des registres réglementaires et rapports de conformité. Périscolaire (ECA, Clubs, Camps, Cantine)
• Encadrement du responsable ECA/Clubs/Cantine/Camps. • Organisation logistique et sécuritaire des activités. • Gestion des ressources humaines (recrutements, plannings, remplacements avec les coordinateurs). • Veiller à l’équilibre financier des activités. Réception, accueil et relation usagers
• Supervision de la réceptionniste de l’école. • Organisation de l’entrée des bâtiments et circulation des visiteurs. • Lien opérationnel permanent avec les parents : • Demandes, explications, situations sensibles.
• Soutien au Chef d’Établissement sur les communications urgentes. Gestion des données et systèmes (ISAMS ,SchoolsBuddy, ERP/Odoo)
• Garantir la qualité et la fiabilité des données élèves/familles. • Former les équipes à l’utilisation des outils. • Suivre les intégrations entre systèmes (Admissions, Finance ,Pédagogie). • Support technique interne en collaboration avec IT. Gestion budgétaire et financière En lien avec le Chef d’Établissement et le service financier :
• Contribuer à l’élaboration du budget annuel des services supports. • Suivre les dépenses et engagements ; valider les bons de commande. • Responsable du fichier des heures variables, en relation avec les RH et finance • Superviser les achats et optimiser les coûts. • Assurer la conformité des procédures financières.
Missions transversales et stratégiques Recrutement & Ressources Humaines
• Participation active aux recrutements de personnel enseignant et non-enseignant. • Entretiens en binôme avec la pédagogie, le directeur ou les coordinateurs • Collaboration avec les RH. Support pédagogique
• Gestion de projets administratifs ou opérationnels pour soutenir la pédagogie. • Appui aux directrices et enseignants pour les besoins logistiques ou numériques. Bien-être des élèves et gestion des situations sensibles
• Dans le rôle de DSL. • Interventions directes auprès d’enfants en difficulté ou en détresse. • Gestion de certaines situations parentales complexes. Travail de coordination générale
• Coordination constante entre : • Admissions o Finance / FIEF • IT • Pédagogie • Afterschool • Facilities
• Harmonisation des processus internes. • Soutien à l’organisation globale de l’école.
Compétences attendues
• Leadership opérationnel • Capacité à gérer l’urgence et la complexité • Gestion budgétaire et financière • Excellente communication (familles, staff, partenaires) • Sens aigu de l’organisation et de la planification • Maîtrise des outils numériques (ISAMS, SchoolsBuddy, ERP/Odoo, SAI360) • Culture forte du safeguarding et de la sécurité.
Adjoint au Chef d’Établissement – École Mosaic Contrat : CDI Prise de poste : 12 août 2025 Rattachement hiérarchique : Chef d’Établissement En résumé Directeur Administratif est le garant du bon fonctionnement global de l’école. Il assure la sécurité, la qualité de service, la conformité et l’efficacité opérationnelle. Membre stratégique de la direction, il coordonne les services supports, accompagne la pédagogie et les coordinateurs extrascolaires, soutient les familles et veille à la cohérence générale de l’établissement. ISP Principles
Begin with our children and students. Our children and students are at the heart of what we do. Simply, their success is our success. Wellbeing and safety are both essential for learners and learning. Therefore, we are consistent in identifying potential safeguarding and Health & Safety issues and acting and following up on all concerns appropriately.
Treat everyone with care and respect. We look after one another, embrace similarities and differences and promote the well-being of self and others.
Operate effectively. We focus relentlessly on the things that are most important and will make the most difference. We apply school policies and procedures and embody the shared ideas of our community.
Are financially responsible. We make financial choices carefully based on the needs of the children, students and our schools.
Learn continuously. Getting better is what drives us. We positively engage with personal and professional development and school improvement.
ISP Commitment to Safeguarding Principles
ISP is committed to safeguarding and promoting the welfare of children and young people and expects all staff and volunteers to share this commitment. All post holders are subject to appropriate vetting procedures, including an online due diligence search, references and satisfactory Criminal Background Checks or equivalent covering the previous 10 years’ employment history.
ISP Commitment to Diversity, Equity, Inclusion, and Belonging
ISP is committed to strengthening our inclusive culture by identifying, hiring, developing, and retaining high-performing teammates regardless of gender, ethnicity, sexual orientation and gender expression, age, disability status, neurodivergence, socio-economic background or other demographic characteristics. Candidates who share our vision and principles and are interested in contributing to the success of ISP through this role are strongly encouraged to apply.