About this role
Nous recherchons notre Assistant accueil F/H pour rejoindre notre école, située à Rennes, dans le cadre d’un CDD de 4 mois , à pourvoir dès début décembre 2024.
Vos missions :
1/ Accueil :
• Gérer le standard téléphonique (réception des appels, réponses sur un 1er niveau d'information, transfert des appels vers les services concernés, relève et traitement des messages vocaux etc.) • Accueillir les visiteurs et les étudiants/ salariés en formation et personnel de l'Ecole et réorienter si nécessaire vers les services concernés • Veiller au suivi du matériel pédagogique (prêt de matériel vidéo contre caution, gestion des multiprises, emprunt de chargeur, etc.) • Gérer le courrier postal (affranchissement, envoi du courrier, relations avec les services postaux), le distribuer aux personnes concernées et veiller sur les équipements dédiés • Gérer le courrier électronique (ouverture, transfert de mail, impression, réponse ...) • Afficher les informations de l’école sur les tableaux et signalétiques concernés • Aider au rayonnement, à la notoriété et à l’image de l’établissement auprès des partenaires, acteurs économiques, et d’une manière générale auprès des tiers
2/ Gestion et suivi des absences de nos étudiants
• Editer les feuilles d’émargement quotidiennes et les mettre à disposition des enseignants • Vérifier les absences quotidiennes dans notre logiciel de gestion pour s’assurer de leur recevabilité • Signaler les éléments nécessaires aux équipes de la scolarité (absences injustifiées, incidents, …) • Réaliser un reporting aux services de la scolarité et aux conseillers en formation
3/ Tenue des locaux
• Réaliser les demandes d’intervention nécessaires en cas d’urgence (porte du bâtiment bloquée, sanitaires bouchés, etc.) et remonter tous les incidents à l’Office manager • Veiller à la bonne réalisation des prestations de ménage, d’entretien et réparation des locaux • Veiller à la tenue des différents registres (registre de sécurité, registre des visiteurs extérieurs) et à l’identification des visiteurs extérieurs • Participer à la mise en place logistique de certains évènements (préparation des salles d’examen, gestion des repas lors des réunions d’équipe, accueil des entreprises extérieures, etc.)
4/ Reporting
• Utiliser les logiciels à disposition et mettre à jour les données • Respecter les procédures internes et participer activement à toute démarche d'amélioration de la qualité • Réaliser les reporting demandés par la direction ou le responsable de service
Profil recherché : Titulaire d’un Bac + 2, de formation Gestion de la PME par exemple, vous avez une première expérience sur un poste similaire.
Compétences recherchées :
• Avoir une bonne expression orale et écrite • Maitriser Word et Excel et être à l’aise sur les outils numériques (ex : Canva)
Qualités personnelles :
• Avoir un très grand sens du service • Être disponible pour s’adapter à toute situation • Être organisé.e pour savoir gérer son temps et ses priorités • Être proactif pour débloquer rapidement chaque situation rencontrée
Salaire : 22 200€ fixe brut annuel Localisation : RENNES Horaires : 35 heures semaine Avantages : Mutuelle, Ticket Restaurant, 50% Transport, Prime mobilité douce