About this role
**Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit (39,83 Std./Woche) eine**
### Assistenz (m/w/d) der Leitung des Dezernats 3 (Personal und Recht)
Das Dezernat 3 (Personal und Recht) mit seinen ca. 80 Beschäftigten in 8 Abteilungen unterstützt und berät die Hochschulleitung sowie die Beschäftigten und die für diese verantwortlichen Führungskräfte bei Anliegen und Fragen der Personalverwaltung von der Ausschreibung und Einstellung bis zur Zeugniserstellung.
Die Assistenz arbeitet eng und vertrauensvoll mit der Dezernatsleitung zusammen, indem sie diese bei der Steuerung des Dezernats entlastet und unterstützt.
Umfang: Vollzeit Dauer: unbefristet, Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt Bewerben bis: 17.07.2026
**Ihre Aufgaben:**
- Terminkoordination und -management: Priorisierung, Strukturierung und Planung der Termine der Dezernatsleitung einschl. Vor- und Nachbereitung; Management von Kollaborationstools; Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland - Bürokommunikation und Vorgangsmanagement: Management der E-Mail-Kommunikation der Dezernatsleitung und Bearbeitung der daraus resultierenden Vorgänge; Bearbeitung vertraulicher Vorgänge, telefonische Kommunikation in deutscher und englischer Sprache; Dokumentenmanagement der Dezernatsleitung - Ressourcenmanagement: Administration der Finanzstellen, der technischen Ausstattung und des Mobiliars des Dezernats; Administration von Bestellungen und Rechnungen; Erstellen von Berichten und Auswertungen für die Dezernatsleitung; Betreuung des Besprechungsraums sowie der Teeküche - Projektunterstützung: Mitarbeit bei universitären Verwaltungs- und Organisationsprojekten, Recherche und Aufbereitung von Informationen, Erstellung von Unterlagen für Termine
**Ihr Profil:**
- einschlägige verwaltungsbezogene Ausbildung mit nachgewiesener mehrjähriger, ebenfalls einschlägiger Berufserfahrung oder abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder FH-Diplom), vorzugsweise in Verwaltungs-, Wirtschafts- oder Sozialwissenschaften - sehr gute Kenntnisse von digitalen Arbeitsmitteln für die Bürokommunikation (E-Mail, Telefonie, Kollaborationswerkzeuge) - sehr gute Kenntnisse von MS-Office-Produkten (Word, Excel, Powerpoint) - Qualitätsbewusstsein und Ergebnisorientierung - Diskretion, Belastbarkeit und ein sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement - hohe Eigenständigkeit und Verantwortung - hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit - souveränes Auftreten im Umgang mit Führungskräften - sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
[https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/a7005ea87bd56f0cee5f8fd57eaddf87493cc2e50?ref=AfA](https://jobs.ruhr-uni-bochum.de/jobposting/a7005ea87bd56f0cee5f8fd57eaddf87493cc2e50?ref=AfA)